Jusstorget

- lettlest juss og juridisk hjelp

by og

Arbeidsgivers etablering og oppfølging av hjemmekontor etter regelendringene i 2022

1. Innledning

Arbeidstaker har i utgangspunktet ikke krav på hjemmekontor. Etter å ha vært pålagt hjemmekontor under pandemien i 2020-2022, er dette likevel noe mange ønsker å fortsette med. Tilsvarende kan mange arbeidsgivere tilby dette, og hjemmekontor kan da være et viktig rekrutterings- og personalgode, samtidig som arbeidsgivere kan spare kontorkostnader. Under rette omstendigheter vil derfor en hjemmekontorordning kunne være til glede for både arbeidsgiver og arbeidstaker, og dette må være formålet. 

Imidlertid kan utstrakt bruk av hjemmekontor vanskeliggjøre arbeidsgivers kontroll over arbeidet. Derfor er det viktig at hensynet til arbeidsgivers styring også ivaretas. Forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem, med endringer fra 1. juli 2022 forutsetter at det inngås skriftlig avtale når hjemmekontor etableres som en mer fast ordning. Da bør avtalen søke å balansere disse hensynene. 

Temaet for denne artikkelen er kravene som må følges i forbindelse med hjemmekontorordningene, samt arbeidsgivers oppfølging og kontroll av arbeid på hjemmekontor. 

2. Utgangspunkter

I utgangspunktet vil både arbeidsmiljøloven, arbeidsavtaler og tariffavtaler gjelde fullt ut ved arbeid på hjemmekontor. 

Fordi hjemmekontor aktualiserer noen særegne problemstillinger, ble i tillegg ovennevnte forskrift gitt for å supplere de alminnelige reglene. Denne forskriften er endret fra 1. juli 2022, og bygger på at det stort sett er de samme regler som gjelder på hjemmekontoret som på kontoret.   

Endringene omfatter en tydeliggjøring av forskriftens virkeområde, presisering av kravet om skriftlig avtale om hjemmekontor, en presisering av viktigheten til det psykososiale arbeidsmiljøet, og at arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser skal gjelde. Som ellers gjelder arbeidstidsreglene ikke der arbeidstaker står i en ledende eller særlig uavhengig stilling, hvor overtidsbetalingen gjerne er inkludert i den faste lønnen. Særlig uavhengige stillinger er kommet mer i fokus, og er nærmere omtalt her. I tillegg til dette endres forskriften slik at Arbeidstilsynet får mulighet til å føre tilsyn med forskriften fra endringene trer i kraft, men ikke tilgang til arbeidstakers hjem.  

Forskriften regulerer ikke hvem som skal betale for utstyr på hjemmekontor, og ikke alle typer fjernarbeid, bare det som skjer i arbeidstakers hjem. Det betyr at arbeid på reise, fra hytta og lignende faller utenfor det forskriften regulerer, men kan tas inn i avtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. 

 

3. Nærmere om forskriften  

3.1 Forskriften gjelder ved jevnlig bruk av hjemmekontor

Forskriften er i dag avgrenset, slik at den ikke gjelder ved «kortvarig eller tilfeldig arbeid» i arbeidstakerens hjem, og endres nå til at den ikke gjelder ved «kortvarig eller sporadisk arbeid«.

Med kortvarig mener departementet hjemmearbeid over begrensede perioder. Dette vil typisk være hjemmearbeid som kun varer noen dager. Hjemmearbeid i en til to uker, for eksempel i forbindelse med tilrettelegging ved en midlertidig skade, vil etter departementets syn også kunne anses som kortvarig. En fast ordning med varighet på en måned vil derimot normalt ikke kunne anses som kortvarig. 

Med sporadisk mener departementet hjemmearbeid som verken skjer som en fast ordning eller i et stort omfang. Med andre ord gjelder ikke forskriften hjemmearbeid som kun skjer av og til. Departementet trekker frem at hjemmearbeid som i snitt utgjør mindre enn en dag i uken normalt må anses som sporadisk.

Overordnet kan man si at forskriften kommer til anvendelse for hjemmearbeid som utføres jevnlig og har et visst omfang, med andre ord faste ordninger. Dette er nettopp i de tilfellene arbeidstakerne har behov for en særskilt regulering. I forlengelsen av dette er det også gode grunner for å si at forskriften også får anvendelse overfor arbeidstakere som utelukkende utfører arbeid fra eget hjem, selv når dette arbeidet er kortvarig eller sporadisk. 

3.2 Krav til skriftlig avtale om hjemmekontor ved jevnlig bruk

Etter dagens forskrift gjelder det et krav om skriftlighet ved hjemmearbeid. Dette kravet har sin begrunnelse i forutberegnelighet – det skal for arbeidstakeren være klart hva som gjelder når vedkommende jobber hjemmefra. I forskriftens § 2 kreves det, i tillegg til en alminnelig, skriftlig arbeidsavtale, at avtalen om hjemmekontor som et minimum regulerer følgende forhold:  

  • omfanget av hjemmearbeidet
  • arbeidstid for hjemmearbeidet
  • eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
  • dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
  • eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
  • eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
  • eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
  • eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Disse minimumskravene vil fortsatt gjelde etter 1. juli 2022, og har til hensikt å skape klarhet i rettigheter og plikter på hjemmekontor. Det er en fordel for begge parter. Utkast til denne type avtaler finnes hos arbeidsgiverforeninger og advokatkontorer. 

3.3 Kravet til arbeidsmiljøet

Det å ha et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø er naturligvis like viktig på hjemmekontoret som på kontoret. Arbeidsgiver har en plikt til å jobbe systematisk med dette. Arbeid fra eget hjem reiser i denne sammenheng noen særlige problemstillinger, fordi verken arbeidsgiver eller Arbeidstilsynet har tilgang til hjemmet uten etter særlig avtale. 

Forskriftens §§ 3,4 og 5 stiller krav om at arbeidsgiver, så langt det er praktisk mulig, skal forsikre seg om at ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i tråd med arbeidsmiljølovens regler, også på hjemmekontor. Bestemmelsen får nå en tilføyelse om at fullt forsvarlig arbeidsmiljø også forutsetter «at det psykososiale arbeidsmiljøet er ivaretatt.» Tilføyelsen er ikke ment å medføre endringer, men er derimot ment å understreke og tydeliggjøre arbeidsgivers plikt til å ivareta den psykososiale delen av arbeidsmiljøet.

Arbeidsgiver har som nevnt ikke tilgang til arbeidstakerens hjem, og kan derfor ikke utføre fysiske kontroller av arbeidsstedet på hjemmekontor. Arbeidsgiver må da ta i bruk andre virkemiddel for å oppfylle sine plikter, for eksempel en egenerklæring fra arbeidstaker om et forsvarlig arbeidsmiljø hjemme. Dette kan følges opp i medarbeidersamtaler. 

3.4 Arbeidstidsreglene gjelder på hjemmekontoret

I dag regulerer forskriftens §  6 arbeidstiden for hjemmearbeid, og bestemmelsen har regler om alminnelig arbeidstid, gjennomsnittsberegning, overtid, søndagsarbeid og nattarbeid som avviker fra arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. Etter endringene vil arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser gjelde fullt ut også på hjemmekontor. Departementet vurderer det slik at hensynene bak de avvikende reglene i forskriften ikke gjør seg gjeldende på samme måte i dag, som da de ble vedtatt.

Departementet har i denne sammenheng vist til, at reglene om arbeidstid er utformet slik at det er mulig å inngå lokale løsninger med individuelle avtaler, slik at arbeidstiden i større grad tilpasses den enkelte arbeidstakeren. Mulighetene for mer fleksible arbeidsdager er også forbedret ved at partene kan inngå skriftlig avtale om arbeid mellom kl. 21.00 og 23.00. Dessuten kan Arbeidstilsynet gi dispensasjon til langturnuser og andre alternative arbeidstidsordninger. Det innebærer for eksempel at det etter avtale er anledning til å jobbe mellom kl. 06.00 og 23.00, såfremt kravet om daglig hviletid overholdes. Videre er det mulig å inngå videre unntak fra arbeidstidsreglene ved tariffavtaler etter arbeidsmiljøloven § 10-12. 

3.5 Arbeidstilsynets kompetanse

Arbeidstilsynet skal føre tilsyn med bestemmelsene i forskriften. Dette vil innebære at Arbeidstilsynet kan gi pålegg som er nødvendig for gjennomføringen av bestemmelsene, og endringen er ment å sikre tilsynsmyndighetenes adgang også utenfor tradisjonelle kontorlokaler. Av hensyn til personvern og privatlivets fred presiseres at Arbeidstilsynet ikke, som tidligere nevnt, kan føre tilsyn i arbeidstakers hjem uten etter særskilt avtale.

4. Arbeidsgivers styringsrett 

Arbeidsgiver må påse at styringsretten ivaretas når man inngår avtaler om hjemmekontor. Denne ivaretakelsen er viktig for å sikre virksomhetens mulighet til å gjøre etterfølgende endringer og tilpasninger ved behov. Herunder kan det være fornuftig å utarbeide en hjemmekontorpolicy, som det henvises til i avtalen. Arbeidsgiver kan da enklere gjennomføre etterfølgende endringer, for eksempel angi at arbeidstaker må møte på kontoret på visse tider. 

5. Yrkesskadeforsikring

Arbeidsgiver er pålagt å tegne yrkesskadeforsikring for alle sine ansatte, og i henhold til yrkesskadeforsikringsloven vil arbeidstakere ha dekning for skade som påføres «i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden», jf. yrkesskadeforsikringsloven § 10. 

Ved arbeid fra hjemmekontor, vil hjemmekontoret anses som «arbeidsstedet,» men det er en fordel at det i så fall er inngått avtale om arbeid fra hjemmekontor. 

En del virksomheter har også fritidsulykkeforsikring, som dekker arbeidstakers skader utenfor arbeid, for eksempel der arbeidstaker er ute i privat ærend. Da vil arbeidstaker være dekket både når han eller hun er i arbeid, men også når vedkommende tar en pause og gjør private ærend. 

6. Hva må arbeidsgiver dekke i forbindelse med hjemmekontoret? 

Forskriften regulerer ikke hva arbeidsgiver eventuelt må dekke av utstyr på hjemmekontoret. Her henvises derfor til avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og spørsmålet om hva arbeidsgiver er villig til å tilby.  

I praksis ser man at arbeidsgivere gjerne sørger for at arbeidstakere har PC, PC-skjerm, tastatur og datamus tilgjengelig, og betaler for bredbånd, mens arbeidstakeren selv sørger for pult, kontorstol og lignende kontormøblement. 

Hjemmekontoravtalen skal regulere hvem som eier utstyret. 

7. Datasikkerhet, taushetsplikt, konfidensialitet mv. 

Arbeidstakers plikter, som taushetsplikt og ivaretakelse av konfidensiell og forretningssensitiv informasjon, datasikkerhet mv., gjelder også på hjemmekontor. Dette innebærer, at arbeidstakeren må behandle og oppbevare dokumenter forsvarlig slik at utenforstående, inkludert familiemedlemmer, ikke får tilgang til dokumenter og annen informasjon. Arbeidsgiver bør angi nærmere retningslinjer for denne ivaretakelsen i hjemmekontoravtalen eller hjemmekontorpolicyen. 

8. Avslutning

Det er blitt mer bruk av hjemmekontor enn tidligere, og det betyr at flere arbeidsgivere og arbeidstakere må inngå avtale om hjemmekontorarbeid. 

For at hjemmekontor skal fungere godt, er det til fordel for både arbeidsgiver og arbeidstaker at avtalen mellom partene reflekterer dette. Arbeidsgiver må beholde sin styringsrett, for eksempel til å bestemme når arbeidstaker må være på kontoret, i fellesmøter osv., og avtalen om hjemmekontor må kunne sies opp med rimelige frister, om den ikke fungerer tilfredsstillende. Arbeidsgiver er fortsatt øverste ansvarlig for arbeidsmiljøet, selv om arbeidstaker sitter på hjemmekontor. Derfor er det hensiktsmessig med egenerklæring om arbeidsmiljøet på hjemmekontoret, og at også arbeidsmiljøet på hjemmekontor følges opp i jevnlige medarbeidersamtaler. 

 

by , og

Rettigheter og plikter ved bruk av hjemmekontor

Rettigheter og plikter ved bruk av hjemmekontor

Av advokatene Nicolay Skarning, Ane Bergo og Ingrid Wulff Stenersen, Kvale Advokatfirma

Bruk av hjemmekontor er blitt mer aktuelt i forbindelse med koronapandemien i 2020. Denne artikkelen ser på noen temaer i denne forbindelse, samt rettigheter og plikter ved bruk av hjemmekontor

1. Innledning

Under koronapandemien har mange bedrifter og ansatte fått erfaring med å ha hjemmekontor, og dette kan bli mer vanlig i ettertid. Innledningsvis kan vi slå fast at arbeidsmiljøloven, arbeidsavtalen og eventuelle tariffavtaler i utgangspunktet også vil gjelde ved hjemmekontor, med de rettigheter og plikter som følger av disse, jf. bl.a. arbeidsmiljøloven § 1-5 (1), som forutsetter dette. Dermed har arbeidsgiver bl.a. fortsatt øverste ansvar for arbeidsmiljøet, selv om verken arbeidsgiver eller andre kan føre kontroller i arbeidstakers hjem uten etter nærmere avtale. Det vil derfor være nødvendig med noen modifikasjoner i bestemmelser og avtaler for å sikre det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet også ved hjemmekontor, samt overholdelse av arbeidstiden, når hjemmekontor innføres som en mer fast ordning. Det foreligger en egen forskrift om dette fra 2002, som er nærmere omtalt av Arbeidstilsynet her og nedenfor.

Hjemmekontor skaper fleksibilitet, men medfører også en fare for utvisking av forskjellen mellom arbeid og fritid. Det er dessuten viktig å sikre arbeidstakers trygghet for forsikringsdekning også under arbeid i hjemmet. Arbeidsgiver kan på sin side ha behov for noe mer kontroll av at arbeidet blir gjort, når arbeidstaker ikke arbeider ut fra bedriftens kontor. 

2. Kan ansatte pålegges hjemmekontor i kraft av styringsretten?

Hjemmekontor kan avtales, både i individuell avtale og tariffavtale. Spørsmålet er om hjemmekontor også kan pålegges i kraft av styringsretten, der den ansatte ikke ønsker dette. Der myndighetene anbefaler eller pålegger bruk av hjemmekontor av helsemessige grunner, som under koronapandemien med fare for smitte, er svaret nokså opplagt bekreftende, selv om det også her kan finnes unntak. Det gjelder også der ansatte ikke kan møte på kontoret fordi de er i karantene. 

Vi skal i det følgende se på om arbeidsgiver kan pålegge hjemmekontor også utenfor disse tilfellene. 

Styringsretten er tradisjonelt benevnt som arbeidsgivers rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt å inngå og si opp arbeidsavtaler. Styringsretten er ikke ubegrenset, men begrenses tvert imot av lovbestemmelser, arbeidsavtalen, tariffavtaler, og i noen tilfeller av etablert praksis i arbeidsforholdet. Det foreligger dessuten visse saklighetskrav ved utøvelse av styringsretten.

Arbeidsmiljøloven begrenser ikke adgangen til å pålegge ansatte hjemmekontor. Etter arbeidsmiljøloven § 14-6 b) framgår det imidlertid at det skal gis opplysninger om arbeidsstedet i arbeidskontrakten. Dermed kan det i arbeidsavtale ligge en avtale eller føringer på at arbeidsgiver skal stille med lokaler. I mange arbeidsavtaler vil dette være tilfelle: arbeidstaker forventer å kunne arbeide fra arbeidsgivers lokaler og ønsker kanskje ikke hjemmekontor selv om dette tilbys. Arbeidsstedet er der de møter kolleger, har et arbeidsmessig sosialt liv, som også innebærer et mer naturlig skille mellom arbeid og privatliv. Hjemme har de kanskje ikke like gode arbeidsfasiliteter, blir forstyrret av familiemessige forhold mv, som gjør at hjemmekontor ikke er ønskelig som en normalordning.

Det avtalte arbeidsstedet har normalt et sterkere vern mot endring enn for eksempel organiseringen av arbeidet og på hvilken måte arbeidet skal utføres. Videre er det et krav om saklig grunn for utøvelse av styringsretten. For vurderingen av om hjemmekontor kan pålegges mot den ansattes vilje, må det derfor foretas en konkret vurdering av arbeidsgivers behov, og hva som er avtalt og/eller praktisert i arbeidsforholdet. Et pålegg om å gå fra avtalt kontor til hjemmekontor er antagelig en så vesentlig endring av arbeidsforholdet at arbeidsgiver kan bli nødt til å benytte endringsoppsigelse, for å gjennomføre dette mot den ansatte vilje. Men overgangen fra avtalt kontor til noe bruk av hjemmekontor kan være lettere å bestemme for arbeidsgiver, fordi dette vil være mindre inngripende en full overgang til hjemmekontor. Her vil det være en glidende overgang, hvor bruk av endringsoppsigelse kan være den tryggeste metoden for arbeidsgiver, samtidig som den ansattes rettigheter etter arbeidsmiljøloven ivaretas. Om endringsoppsigelse, se nærmere artikkel på Jusstorget her. 

Der hvor den ansatte bare midlertidig har vært på hjemmekontor for eksempel pga. koronapandemien, kan arbeidsgiver pålegge den ansatte å komme tilbake til kontoret, forutsatt at dette anses helsemessig og smittemessig trygt. Her vil arbeidsgiver måtte se hen til myndighetenes anbefalinger og pålegg, og det må eventuelt gjøres en smittevernvurdering, hvor også verneombudet konsulteres, eventuelt også de tillitsvalgte. 

3. Hvilke plikter og rettigheter gjelder ved hjemmekontor?

Ved hjemmekontor der man ellers arbeider fra kontoret, er arbeidsstedet flyttet, enten permanent for hele eller deler av uken, eller midlertidig som under koronapandemien. De samme rettigheter og plikter som følger av arbeidsforholdet gjelder fortsatt. Imidlertid er det slik at hvis hjemmekontor-ordningen praktiseres slik at den må ses på som en fast ordning, så kommer Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem fra 2002 til anvendelse. Forskriften gjelder ikke ved «kortvarig eller tilfeldig arbeid,» som nok dekker mange av påleggene om hjemmekontor under koronapandemien. Men dette kan endre seg ettersom hvor lang tid det blir tale om. 

I de tilfeller der hjemmekontor er avtalt eller pålagt som en fast ordning, for eksempel ved avtale om hjemmekontor to dager i uken, vil forskriften komme til anvendelse for det arbeidet arbeidstakeren utfører hjemmefra.

Ved fast hjemmekontor må det i tillegg til arbeidsavtalen inngås en skriftlig avtale. Forskriften § 2 angir minimumsinnholdet i en slik avtale, og følgende punkter må være med:

  • dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
  • eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
  • eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
  • eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
  • eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter

Det kan avtales avvikende arbeidstid for hjemmekontoret, men utgangspunktet er den arbeidstidsordning som er avtalt i arbeidskontrakten. Forskriften § 6 angir den alminnelige arbeidstiden til å være 40 timer per uke, men sier ingenting om daglig arbeidstid. Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid. I forskriften er også bestemmelsene i arbeidsmiljøloven om alminnelig arbeidstid, gjennomsnittsberegning, vilkår og lengde av overtid, søndagsarbeid og nattarbeid unntatt for fast hjemmekontor. For gjennomsnittsberegning av arbeidstiden på fast hjemmekontor er det en grense på 48 timer per uke, beregnet over en fire-måneders periode. Dette er inklusive eventuell overtid, og dersom den ansatte arbeider dels på hjemmekontor og dels på kontoret, så skal den samlede arbeidstid ikke overstige denne grensen. Bestemmelsene om arbeidstid gjelder ikke for ledende eller særlig selvstendig stilling. En tariffavtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden etter arbeidsmiljøloven § 10-12 fjerde ledd vil kunne overstyre forskriftens bestemmelser om arbeidstiden.

Dersom den ansatte styrer mye av når arbeidet gjøres i løpet av dagen, vil det være fornuftig å avtale på hvilke tidspunkter den ansatte skal være tilgjengelig for arbeidsgiver. Dette kan gjøres ved å avtale en kjernetid. Det kan også for eksempel presiseres at den ansatte har plikt til å stille i kundemøter eller møter hos arbeidsgiver selv om disse blir lagt på en «hjemmekontordag». En slik plikt foreligger nok også uten en slik presisering, men kan være greit å klarlegge.

Det anbefales å avtale en prøveordning, med en evaluering etter endt periode. Også bestemmelser om rett til å si opp eller endre avtalen samt frister for dette, kan virke klargjørende for begge parter i tillegg til at det kan hindre senere konflikt om avtalen. Er det ikke avtalt noe om dette, må en foreta en konkret vurdering av partenes forutsetninger ved inngåelsen av avtalen, og nærmere avklare arbeidsgivers styringsrett for hvilke ensidige endringer som kan pålegges. 

Ved hjemmekontor er det et spørsmål hvilke plikter som påhviler arbeidsgiver til å sørge for utstyr. Hvorvidt arbeidsgiver må bekoste arbeidsutstyr som skal brukes på hjemmekontoret kommer vi tilbake til under. I alle tilfeller bør det avtales hvem som har eiendomsretten til slikt utstyr, og hvem  som er ansvarlig for vedlikehold av utstyret.

Plikten til en forsvarlig dokumentbehandling og ivaretakelse av taushetsplikt gjelder også på hjemmekontoret, både ved midlertidig hjemmekontor og de ordninger som er omfattet av forskriften. Enhver arbeidstaker må oppbevare bedriftsinterne og eventuelt sensitive dokumenter i samsvar med de plikter en har etter arbeidsavtalen, slik at uvedkommende, herunder familiemedlemmer, ikke får tilgang. 

4. Arbeidsmiljø og Helse-Miljø-Sikkerhet (HMS) på hjemmekontoret

Arbeidsgiver må sørge for at den ansatte har utstyr til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Hva som skal bekostes av arbeidsgiver og hva som arbeidstaker eventuelt ønsker å benytte av eget utstyr må avtales mellom partene, om det ikke allerede er forutsatt i arbeidsavtalen. Det er vanlig at arbeidsgiver bekoster PC, mobil, bredbånd og eventuelt printer, mens hva slags møbler som skal benyttes kanskje må avtales nærmere.

Etter forskriften § 3 skal arbeidsgiver, for å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas, «så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige». Det slås fast at «Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger». Jo mer tid som tilbringes på hjemmekontoret, jo større vil en eventuell belastning med feil ergonomisk utstyr gjøre seg gjeldende. Når arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidsforholdene også hjemme er fullt forsvarlige, så vil arbeidsgivers plikt for å bekoste nødvendig kontorutstyr øke tilsvarende.

Hjemmet er beskyttet som arbeidstakers private sfære. Arbeidsgiver eller andre har derfor ikke adgang til hjemmekontoret uten etter avtale. Det er derfor viktig at den ansatte er i dialog med arbeidsgiver om arbeidsforhold, arbeidsmiljø og utstyr. Arbeidstaker har derfor en medvirkningsplikt til gjennomføringen av de tiltak som blir iverksatt for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Dette betyr at det også påhviler arbeidstaker et eget ansvar for å sørge for en forsvarlig arbeidsplass. 

Når arbeidsgiver har vært i dialog med den ansatte, og besørget eller avtalt tilstrekkelig utstyr, kan arbeidsgiver innhente en skriftlig bekreftelse fra den ansatte om at forholdene ved hjemmekontoret er tilfredsstillende og forsvarlige. Dette vil være en anbefalt ordning. 

5. Internkontroll og kontrolltiltak

Alle virksomheter er pålagt å ha et internkontrollsystem. Dette følger av arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften. Leder av virksomhetene har plikt til å sørge for at kravene som regelverket stiller til helse, miljø og sikkerhet (HMS) blir fulgt systematisk opp. Interkontroll er blant annet et skriftlig nedfelt mål for virksomhetens HMS-arbeid, og hvor beskrivelser av kartlegging av risiko og rutiner for å håndtere feil og mangler framgår.

Etter forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem §§ 4 og 5, framkommer det at internkontrollsystemet skal omfatte hjemmekontorene. Videre at verneombudet (VO) og arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal så langt det er praktisk mulig ivareta de ansattes interesser i arbeidsmiljøspørsmål, samt påse at arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er en del av virksomhetens internkontrollsystem.

Arbeidsgiver kan ikke, som tidligere nevnt, i samme grad kontrollere hjemmekontoret slik det kunne vært gjort på kontoret. Arbeidsgiver kan derfor ha mindre kontroll med både arbeidstid og arbeidsoppgaver på hjemmekontoret enn på kontoret. Men dette kan avbøtes gjennom kontrollmekanismer, pålogging og avlogging, registrering av gjennomførte saker mv. Dermed vil det ofte være hensiktsmessig med en avtale om disse forhold, og når det gjelder HMS-tiltak hjemme, kan også bedriftshelsetjenesten konsulteres. Kontrolltiltak skal eventuelt drøftes med de tillitsvalgte etter tariffavtale eller arbeidsmiljøloven kapittel 9, og sikres opp mot personvernet, se artikkel om GDPR på Jusstorget her. 

Alle kontrolltiltak arbeidsgiver iverksetter må ha saklig grunn i virksomhetens forhold, og ikke innebære en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. De ansatte som berøres skal før innføring få informasjon om formålet med kontrolltiltaket, praktiske konsekvenser, herunder hvordan dette vil bli gjennomført, og den antatte varigheten. Behovet for kontrolltiltaket skal jevnlig evalueres sammen med de tillitsvalgte. Når arbeidsgiver kontrollerer med tanke på arbeidsmiljøet, herunder HMS, vil dette regulært være saklig og kunne gjennomføres. 

6. Avslutning

Hjemmekontor kan avtales, og i noen spesielle tilfeller pålegges fra arbeidsgivers side, som under koronapandemien. Arbeidsgiver vil også kunne pålegge den ansatte å komme tilbake til arbeid på kontoret, når ikke avtale står i veien for dette og myndighetenes anbefalinger er fulgt. 

Rettigheter og plikter følger som vanlig av arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og arbeidsavtalen, med noen praktiske modifikasjoner ved mer faste hjemmekontorordninger. 

Hva slags utstyr, bekostning av dette, samt sikring av fullt forsvarlig arbeidsmiljø, vil bero på et samspill mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, men det er arbeidsgiver som er ansvarlig. Yrkesskadeforsikringen gjelder normalt sett også ved arbeid på hjemmekontor. 

Ved faste ordninger for hjemmekontor gjelder forskriften for  arbeid på hjemmekontor og arbeidsgiver må da ta en aktiv rolle for å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø gjennom avtale med den ansatte og eventuelle kontrolltiltak. Her har arbeidstaker en egen medvirkningsplikt. I denne prosessen vil drøftelser med tillitsvalgte, gjennomgang med verneombud og eventuelt bedriftshelsetjeneste være hensiktsmessig for å sikre at også hjemmekontoret har et tilstrekkelig godt arbeidsmiljø, og at arbeidstakers helse gis tilstrekkelig vern.