Av advokatene Nicolay Skarning, Ane Bergo og Ingrid Wulff Stenersen, Kvale Advokatfirma

Bruk av hjemmekontor er blitt mer aktuelt i forbindelse med koronapandemien i 2020. Denne artikkelen ser på noen temaer i denne forbindelse, samt rettigheter og plikter ved bruk av hjemmekontor

1. Innledning

Under koronapandemien har mange bedrifter og ansatte fått erfaring med å ha hjemmekontor, og dette kan bli mer vanlig i ettertid. Innledningsvis kan vi slå fast at arbeidsmiljøloven, arbeidsavtalen og eventuelle tariffavtaler i utgangspunktet også vil gjelde ved hjemmekontor, med de rettigheter og plikter som følger av disse, jf. bl.a. arbeidsmiljøloven § 1-5 (1), som forutsetter dette. Dermed har arbeidsgiver bl.a. fortsatt øverste ansvar for arbeidsmiljøet, selv om verken arbeidsgiver eller andre kan føre kontroller i arbeidstakers hjem uten etter nærmere avtale. Det vil derfor være nødvendig med noen modifikasjoner i bestemmelser og avtaler for å sikre det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet også ved hjemmekontor, samt overholdelse av arbeidstiden, når hjemmekontor innføres som en mer fast ordning. Det foreligger en egen forskrift om dette fra 2002, som er nærmere omtalt av Arbeidstilsynet her og nedenfor.

Hjemmekontor skaper fleksibilitet, men medfører også en fare for utvisking av forskjellen mellom arbeid og fritid. Det er dessuten viktig å sikre arbeidstakers trygghet for forsikringsdekning også under arbeid i hjemmet. Arbeidsgiver kan på sin side ha behov for noe mer kontroll av at arbeidet blir gjort, når arbeidstaker ikke arbeider ut fra bedriftens kontor. 

2. Kan ansatte pålegges hjemmekontor i kraft av styringsretten?

Hjemmekontor kan avtales, både i individuell avtale og tariffavtale. Spørsmålet er om hjemmekontor også kan pålegges i kraft av styringsretten, der den ansatte ikke ønsker dette. Der myndighetene anbefaler eller pålegger bruk av hjemmekontor av helsemessige grunner, som under koronapandemien med fare for smitte, er svaret nokså opplagt bekreftende, selv om det også her kan finnes unntak. Det gjelder også der ansatte ikke kan møte på kontoret fordi de er i karantene. 

Vi skal i det følgende se på om arbeidsgiver kan pålegge hjemmekontor også utenfor disse tilfellene. 

Styringsretten er tradisjonelt benevnt som arbeidsgivers rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt å inngå og si opp arbeidsavtaler. Styringsretten er ikke ubegrenset, men begrenses tvert imot av lovbestemmelser, arbeidsavtalen, tariffavtaler, og i noen tilfeller av etablert praksis i arbeidsforholdet. Det foreligger dessuten visse saklighetskrav ved utøvelse av styringsretten.

Arbeidsmiljøloven begrenser ikke adgangen til å pålegge ansatte hjemmekontor. Etter arbeidsmiljøloven § 14-6 b) framgår det imidlertid at det skal gis opplysninger om arbeidsstedet i arbeidskontrakten. Dermed kan det i arbeidsavtale ligge en avtale eller føringer på at arbeidsgiver skal stille med lokaler. I mange arbeidsavtaler vil dette være tilfelle: arbeidstaker forventer å kunne arbeide fra arbeidsgivers lokaler og ønsker kanskje ikke hjemmekontor selv om dette tilbys. Arbeidsstedet er der de møter kolleger, har et arbeidsmessig sosialt liv, som også innebærer et mer naturlig skille mellom arbeid og privatliv. Hjemme har de kanskje ikke like gode arbeidsfasiliteter, blir forstyrret av familiemessige forhold mv, som gjør at hjemmekontor ikke er ønskelig som en normalordning.

Det avtalte arbeidsstedet har normalt et sterkere vern mot endring enn for eksempel organiseringen av arbeidet og på hvilken måte arbeidet skal utføres. Videre er det et krav om saklig grunn for utøvelse av styringsretten. For vurderingen av om hjemmekontor kan pålegges mot den ansattes vilje, må det derfor foretas en konkret vurdering av arbeidsgivers behov, og hva som er avtalt og/eller praktisert i arbeidsforholdet. Et pålegg om å gå fra avtalt kontor til hjemmekontor er antagelig en så vesentlig endring av arbeidsforholdet at arbeidsgiver kan bli nødt til å benytte endringsoppsigelse, for å gjennomføre dette mot den ansatte vilje. Men overgangen fra avtalt kontor til noe bruk av hjemmekontor kan være lettere å bestemme for arbeidsgiver, fordi dette vil være mindre inngripende en full overgang til hjemmekontor. Her vil det være en glidende overgang, hvor bruk av endringsoppsigelse kan være den tryggeste metoden for arbeidsgiver, samtidig som den ansattes rettigheter etter arbeidsmiljøloven ivaretas. Om endringsoppsigelse, se nærmere artikkel på Jusstorget her. 

Der hvor den ansatte bare midlertidig har vært på hjemmekontor for eksempel pga. koronapandemien, kan arbeidsgiver pålegge den ansatte å komme tilbake til kontoret, forutsatt at dette anses helsemessig og smittemessig trygt. Her vil arbeidsgiver måtte se hen til myndighetenes anbefalinger og pålegg, og det må eventuelt gjøres en smittevernvurdering, hvor også verneombudet konsulteres, eventuelt også de tillitsvalgte. 

3. Hvilke plikter og rettigheter gjelder ved hjemmekontor?

Ved hjemmekontor der man ellers arbeider fra kontoret, er arbeidsstedet flyttet, enten permanent for hele eller deler av uken, eller midlertidig som under koronapandemien. De samme rettigheter og plikter som følger av arbeidsforholdet gjelder fortsatt. Imidlertid er det slik at hvis hjemmekontor-ordningen praktiseres slik at den må ses på som en fast ordning, så kommer Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem fra 2002 til anvendelse. Forskriften gjelder ikke ved «kortvarig eller tilfeldig arbeid,» som nok dekker mange av påleggene om hjemmekontor under koronapandemien. Men dette kan endre seg ettersom hvor lang tid det blir tale om. 

I de tilfeller der hjemmekontor er avtalt eller pålagt som en fast ordning, for eksempel ved avtale om hjemmekontor to dager i uken, vil forskriften komme til anvendelse for det arbeidet arbeidstakeren utfører hjemmefra.

Ved fast hjemmekontor må det i tillegg til arbeidsavtalen inngås en skriftlig avtale. Forskriften § 2 angir minimumsinnholdet i en slik avtale, og følgende punkter må være med:

• omfanget av hjemmearbeidet
• arbeidstid for hjemmearbeidet, unntatt for ansatte med ledende eller særlig uavhengig stilling. 
• eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver

• dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
• eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
• eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
• eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
• eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter

Det kan avtales avvikende arbeidstid for hjemmekontoret, men utgangspunktet er den arbeidstidsordning som er avtalt i arbeidskontrakten. Forskriften § 6 angir den alminnelige arbeidstiden til å være 40 timer per uke, men sier ingenting om daglig arbeidstid. Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid. I forskriften er også bestemmelsene i arbeidsmiljøloven om alminnelig arbeidstid, gjennomsnittsberegning, vilkår og lengde av overtid, søndagsarbeid og nattarbeid unntatt for fast hjemmekontor. For gjennomsnittsberegning av arbeidstiden på fast hjemmekontor er det en grense på 48 timer per uke, beregnet over en fire-måneders periode. Dette er inklusive eventuell overtid, og dersom den ansatte arbeider dels på hjemmekontor og dels på kontoret, så skal den samlede arbeidstid ikke overstige denne grensen. Bestemmelsene om arbeidstid gjelder ikke for ledende eller særlig selvstendig stilling. En tariffavtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden etter arbeidsmiljøloven § 10-12 fjerde ledd vil kunne overstyre forskriftens bestemmelser om arbeidstiden.

Dersom den ansatte styrer mye av når arbeidet gjøres i løpet av dagen, vil det være fornuftig å avtale på hvilke tidspunkter den ansatte skal være tilgjengelig for arbeidsgiver. Dette kan gjøres ved å avtale en kjernetid. Det kan også for eksempel presiseres at den ansatte har plikt til å stille i kundemøter eller møter hos arbeidsgiver selv om disse blir lagt på en «hjemmekontordag». En slik plikt foreligger nok også uten en slik presisering, men kan være greit å klarlegge.

Det anbefales å avtale en prøveordning, med en evaluering etter endt periode. Også bestemmelser om rett til å si opp eller endre avtalen samt frister for dette, kan virke klargjørende for begge parter i tillegg til at det kan hindre senere konflikt om avtalen. Er det ikke avtalt noe om dette, må en foreta en konkret vurdering av partenes forutsetninger ved inngåelsen av avtalen, og nærmere avklare arbeidsgivers styringsrett for hvilke ensidige endringer som kan pålegges. 

Ved hjemmekontor er det et spørsmål hvilke plikter som påhviler arbeidsgiver til å sørge for utstyr. Hvorvidt arbeidsgiver må bekoste arbeidsutstyr som skal brukes på hjemmekontoret kommer vi tilbake til under. I alle tilfeller bør det avtales hvem som har eiendomsretten til slikt utstyr, og hvem  som er ansvarlig for vedlikehold av utstyret.

Plikten til en forsvarlig dokumentbehandling og ivaretakelse av taushetsplikt gjelder også på hjemmekontoret, både ved midlertidig hjemmekontor og de ordninger som er omfattet av forskriften. Enhver arbeidstaker må oppbevare bedriftsinterne og eventuelt sensitive dokumenter i samsvar med de plikter en har etter arbeidsavtalen, slik at uvedkommende, herunder familiemedlemmer, ikke får tilgang. 

4. Arbeidsmiljø og Helse-Miljø-Sikkerhet (HMS) på hjemmekontoret

Arbeidsgiver må sørge for at den ansatte har utstyr til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Hva som skal bekostes av arbeidsgiver og hva som arbeidstaker eventuelt ønsker å benytte av eget utstyr må avtales mellom partene, om det ikke allerede er forutsatt i arbeidsavtalen. Det er vanlig at arbeidsgiver bekoster PC, mobil, bredbånd og eventuelt printer, mens hva slags møbler som skal benyttes kanskje må avtales nærmere.

Etter forskriften § 3 skal arbeidsgiver, for å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas, «så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige». Det slås fast at «Dette gjelder blant annet at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger». Jo mer tid som tilbringes på hjemmekontoret, jo større vil en eventuell belastning med feil ergonomisk utstyr gjøre seg gjeldende. Når arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidsforholdene også hjemme er fullt forsvarlige, så vil arbeidsgivers plikt for å bekoste nødvendig kontorutstyr øke tilsvarende.

Hjemmet er beskyttet som arbeidstakers private sfære. Arbeidsgiver eller andre har derfor ikke adgang til hjemmekontoret uten etter avtale. Det er derfor viktig at den ansatte er i dialog med arbeidsgiver om arbeidsforhold, arbeidsmiljø og utstyr. Arbeidstaker har derfor en medvirkningsplikt til gjennomføringen av de tiltak som blir iverksatt for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Dette betyr at det også påhviler arbeidstaker et eget ansvar for å sørge for en forsvarlig arbeidsplass. 

Når arbeidsgiver har vært i dialog med den ansatte, og besørget eller avtalt tilstrekkelig utstyr, kan arbeidsgiver innhente en skriftlig bekreftelse fra den ansatte om at forholdene ved hjemmekontoret er tilfredsstillende og forsvarlige. Dette vil være en anbefalt ordning. 

5. Internkontroll og kontrolltiltak

Alle virksomheter er pålagt å ha et internkontrollsystem. Dette følger av arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften. Leder av virksomhetene har plikt til å sørge for at kravene som regelverket stiller til helse, miljø og sikkerhet (HMS) blir fulgt systematisk opp. Interkontroll er blant annet et skriftlig nedfelt mål for virksomhetens HMS-arbeid, og hvor beskrivelser av kartlegging av risiko og rutiner for å håndtere feil og mangler framgår.

Etter forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem §§ 4 og 5, framkommer det at internkontrollsystemet skal omfatte hjemmekontorene. Videre at verneombudet (VO) og arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal så langt det er praktisk mulig ivareta de ansattes interesser i arbeidsmiljøspørsmål, samt påse at arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er en del av virksomhetens internkontrollsystem.

Arbeidsgiver kan ikke, som tidligere nevnt, i samme grad kontrollere hjemmekontoret slik det kunne vært gjort på kontoret. Arbeidsgiver kan derfor ha mindre kontroll med både arbeidstid og arbeidsoppgaver på hjemmekontoret enn på kontoret. Men dette kan avbøtes gjennom kontrollmekanismer, pålogging og avlogging, registrering av gjennomførte saker mv. Dermed vil det ofte være hensiktsmessig med en avtale om disse forhold, og når det gjelder HMS-tiltak hjemme, kan også bedriftshelsetjenesten konsulteres. Kontrolltiltak skal eventuelt drøftes med de tillitsvalgte etter tariffavtale eller arbeidsmiljøloven kapittel 9, og sikres opp mot personvernet, se artikkel om GDPR på Jusstorget her. 

Alle kontrolltiltak arbeidsgiver iverksetter må ha saklig grunn i virksomhetens forhold, og ikke innebære en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. De ansatte som berøres skal før innføring få informasjon om formålet med kontrolltiltaket, praktiske konsekvenser, herunder hvordan dette vil bli gjennomført, og den antatte varigheten. Behovet for kontrolltiltaket skal jevnlig evalueres sammen med de tillitsvalgte. Når arbeidsgiver kontrollerer med tanke på arbeidsmiljøet, herunder HMS, vil dette regulært være saklig og kunne gjennomføres. 

6. Avslutning

Hjemmekontor kan avtales, og i noen spesielle tilfeller pålegges fra arbeidsgivers side, som under koronapandemien. Arbeidsgiver vil også kunne pålegge den ansatte å komme tilbake til arbeid på kontoret, når ikke avtale står i veien for dette og myndighetenes anbefalinger er fulgt. 

Rettigheter og plikter følger som vanlig av arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og arbeidsavtalen, med noen praktiske modifikasjoner ved mer faste hjemmekontorordninger. 

Hva slags utstyr, bekostning av dette, samt sikring av fullt forsvarlig arbeidsmiljø, vil bero på et samspill mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, men det er arbeidsgiver som er ansvarlig. Yrkesskadeforsikringen gjelder normalt sett også ved arbeid på hjemmekontor. 

Ved faste ordninger for hjemmekontor gjelder forskriften for  arbeid på hjemmekontor og arbeidsgiver må da ta en aktiv rolle for å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø gjennom avtale med den ansatte og eventuelle kontrolltiltak. Her har arbeidstaker en egen medvirkningsplikt. I denne prosessen vil drøftelser med tillitsvalgte, gjennomgang med verneombud og eventuelt bedriftshelsetjeneste være hensiktsmessig for å sikre at også hjemmekontoret har et tilstrekkelig godt arbeidsmiljø, og at arbeidstakers helse gis tilstrekkelig vern.