1. Innledning
Arbeidstaker har i utgangspunktet ikke krav på hjemmekontor. Etter å ha vært pålagt hjemmekontor under pandemien i 2020-2022, er dette likevel noe mange ønsker å fortsette med. Tilsvarende kan mange arbeidsgivere tilby dette, og hjemmekontor kan da være et viktig rekrutterings- og personalgode, samtidig som arbeidsgivere kan spare kontorkostnader. Under rette omstendigheter vil derfor en hjemmekontorordning kunne være til glede for både arbeidsgiver og arbeidstaker, og dette må være formålet.
Imidlertid kan utstrakt bruk av hjemmekontor vanskeliggjøre arbeidsgivers kontroll over arbeidet. Derfor er det viktig at hensynet til arbeidsgivers styring også ivaretas. Forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem, med endringer fra 1. juli 2022 forutsetter at det inngås skriftlig avtale når hjemmekontor etableres som en mer fast ordning. Da bør avtalen søke å balansere disse hensynene.
Temaet for denne artikkelen er kravene som må følges i forbindelse med hjemmekontorordningene, samt arbeidsgivers oppfølging og kontroll av arbeid på hjemmekontor.
2. Utgangspunkter
I utgangspunktet vil både arbeidsmiljøloven, arbeidsavtaler og tariffavtaler gjelde fullt ut ved arbeid på hjemmekontor.
Fordi hjemmekontor aktualiserer noen særegne problemstillinger, ble i tillegg ovennevnte forskrift gitt for å supplere de alminnelige reglene. Denne forskriften er endret fra 1. juli 2022, og bygger på at det stort sett er de samme regler som gjelder på hjemmekontoret som på kontoret.
Endringene omfatter en tydeliggjøring av forskriftens virkeområde, presisering av kravet om skriftlig avtale om hjemmekontor, en presisering av viktigheten til det psykososiale arbeidsmiljøet, og at arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser skal gjelde. Som ellers gjelder arbeidstidsreglene ikke der arbeidstaker står i en ledende eller særlig uavhengig stilling, hvor overtidsbetalingen gjerne er inkludert i den faste lønnen. Særlig uavhengige stillinger er kommet mer i fokus, og er nærmere omtalt her. I tillegg til dette endres forskriften slik at Arbeidstilsynet får mulighet til å føre tilsyn med forskriften fra endringene trer i kraft, men ikke tilgang til arbeidstakers hjem.
Forskriften regulerer ikke hvem som skal betale for utstyr på hjemmekontor, og ikke alle typer fjernarbeid, bare det som skjer i arbeidstakers hjem. Det betyr at arbeid på reise, fra hytta og lignende faller utenfor det forskriften regulerer, men kan tas inn i avtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
3. Nærmere om forskriften
3.1 Forskriften gjelder ved jevnlig bruk av hjemmekontor
Forskriften er i dag avgrenset, slik at den ikke gjelder ved «kortvarig eller tilfeldig arbeid» i arbeidstakerens hjem, og endres nå til at den ikke gjelder ved «kortvarig eller sporadisk arbeid«.
Med kortvarig mener departementet hjemmearbeid over begrensede perioder. Dette vil typisk være hjemmearbeid som kun varer noen dager. Hjemmearbeid i en til to uker, for eksempel i forbindelse med tilrettelegging ved en midlertidig skade, vil etter departementets syn også kunne anses som kortvarig. En fast ordning med varighet på en måned vil derimot normalt ikke kunne anses som kortvarig.
Med sporadisk mener departementet hjemmearbeid som verken skjer som en fast ordning eller i et stort omfang. Med andre ord gjelder ikke forskriften hjemmearbeid som kun skjer av og til. Departementet trekker frem at hjemmearbeid som i snitt utgjør mindre enn en dag i uken normalt må anses som sporadisk.
Overordnet kan man si at forskriften kommer til anvendelse for hjemmearbeid som utføres jevnlig og har et visst omfang, med andre ord faste ordninger. Dette er nettopp i de tilfellene arbeidstakerne har behov for en særskilt regulering. I forlengelsen av dette er det også gode grunner for å si at forskriften også får anvendelse overfor arbeidstakere som utelukkende utfører arbeid fra eget hjem, selv når dette arbeidet er kortvarig eller sporadisk.
3.2 Krav til skriftlig avtale om hjemmekontor ved jevnlig bruk
Etter dagens forskrift gjelder det et krav om skriftlighet ved hjemmearbeid. Dette kravet har sin begrunnelse i forutberegnelighet – det skal for arbeidstakeren være klart hva som gjelder når vedkommende jobber hjemmefra. I forskriftens § 2 kreves det, i tillegg til en alminnelig, skriftlig arbeidsavtale, at avtalen om hjemmekontor som et minimum regulerer følgende forhold:
- omfanget av hjemmearbeidet
- arbeidstid for hjemmearbeidet
- eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
- dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
- eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
- eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
- eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
- eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.
Disse minimumskravene vil fortsatt gjelde etter 1. juli 2022, og har til hensikt å skape klarhet i rettigheter og plikter på hjemmekontor. Det er en fordel for begge parter. Utkast til denne type avtaler finnes hos arbeidsgiverforeninger og advokatkontorer.
3.3 Kravet til arbeidsmiljøet
Det å ha et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø er naturligvis like viktig på hjemmekontoret som på kontoret. Arbeidsgiver har en plikt til å jobbe systematisk med dette. Arbeid fra eget hjem reiser i denne sammenheng noen særlige problemstillinger, fordi verken arbeidsgiver eller Arbeidstilsynet har tilgang til hjemmet uten etter særlig avtale.
Forskriftens §§ 3,4 og 5 stiller krav om at arbeidsgiver, så langt det er praktisk mulig, skal forsikre seg om at ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i tråd med arbeidsmiljølovens regler, også på hjemmekontor. Bestemmelsen får nå en tilføyelse om at fullt forsvarlig arbeidsmiljø også forutsetter «at det psykososiale arbeidsmiljøet er ivaretatt.» Tilføyelsen er ikke ment å medføre endringer, men er derimot ment å understreke og tydeliggjøre arbeidsgivers plikt til å ivareta den psykososiale delen av arbeidsmiljøet.
Arbeidsgiver har som nevnt ikke tilgang til arbeidstakerens hjem, og kan derfor ikke utføre fysiske kontroller av arbeidsstedet på hjemmekontor. Arbeidsgiver må da ta i bruk andre virkemiddel for å oppfylle sine plikter, for eksempel en egenerklæring fra arbeidstaker om et forsvarlig arbeidsmiljø hjemme. Dette kan følges opp i medarbeidersamtaler.
3.4 Arbeidstidsreglene gjelder på hjemmekontoret
I dag regulerer forskriftens § 6 arbeidstiden for hjemmearbeid, og bestemmelsen har regler om alminnelig arbeidstid, gjennomsnittsberegning, overtid, søndagsarbeid og nattarbeid som avviker fra arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. Etter endringene vil arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser gjelde fullt ut også på hjemmekontor. Departementet vurderer det slik at hensynene bak de avvikende reglene i forskriften ikke gjør seg gjeldende på samme måte i dag, som da de ble vedtatt.
Departementet har i denne sammenheng vist til, at reglene om arbeidstid er utformet slik at det er mulig å inngå lokale løsninger med individuelle avtaler, slik at arbeidstiden i større grad tilpasses den enkelte arbeidstakeren. Mulighetene for mer fleksible arbeidsdager er også forbedret ved at partene kan inngå skriftlig avtale om arbeid mellom kl. 21.00 og 23.00. Dessuten kan Arbeidstilsynet gi dispensasjon til langturnuser og andre alternative arbeidstidsordninger. Det innebærer for eksempel at det etter avtale er anledning til å jobbe mellom kl. 06.00 og 23.00, såfremt kravet om daglig hviletid overholdes. Videre er det mulig å inngå videre unntak fra arbeidstidsreglene ved tariffavtaler etter arbeidsmiljøloven § 10-12.
3.5 Arbeidstilsynets kompetanse
Arbeidstilsynet skal føre tilsyn med bestemmelsene i forskriften. Dette vil innebære at Arbeidstilsynet kan gi pålegg som er nødvendig for gjennomføringen av bestemmelsene, og endringen er ment å sikre tilsynsmyndighetenes adgang også utenfor tradisjonelle kontorlokaler. Av hensyn til personvern og privatlivets fred presiseres at Arbeidstilsynet ikke, som tidligere nevnt, kan føre tilsyn i arbeidstakers hjem uten etter særskilt avtale.
4. Arbeidsgivers styringsrett
Arbeidsgiver må påse at styringsretten ivaretas når man inngår avtaler om hjemmekontor. Denne ivaretakelsen er viktig for å sikre virksomhetens mulighet til å gjøre etterfølgende endringer og tilpasninger ved behov. Herunder kan det være fornuftig å utarbeide en hjemmekontorpolicy, som det henvises til i avtalen. Arbeidsgiver kan da enklere gjennomføre etterfølgende endringer, for eksempel angi at arbeidstaker må møte på kontoret på visse tider.
5. Yrkesskadeforsikring
Arbeidsgiver er pålagt å tegne yrkesskadeforsikring for alle sine ansatte, og i henhold til yrkesskadeforsikringsloven vil arbeidstakere ha dekning for skade som påføres «i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden», jf. yrkesskadeforsikringsloven § 10.
Ved arbeid fra hjemmekontor, vil hjemmekontoret anses som «arbeidsstedet,» men det er en fordel at det i så fall er inngått avtale om arbeid fra hjemmekontor.
En del virksomheter har også fritidsulykkeforsikring, som dekker arbeidstakers skader utenfor arbeid, for eksempel der arbeidstaker er ute i privat ærend. Da vil arbeidstaker være dekket både når han eller hun er i arbeid, men også når vedkommende tar en pause og gjør private ærend.
6. Hva må arbeidsgiver dekke i forbindelse med hjemmekontoret?
Forskriften regulerer ikke hva arbeidsgiver eventuelt må dekke av utstyr på hjemmekontoret. Her henvises derfor til avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og spørsmålet om hva arbeidsgiver er villig til å tilby.
I praksis ser man at arbeidsgivere gjerne sørger for at arbeidstakere har PC, PC-skjerm, tastatur og datamus tilgjengelig, og betaler for bredbånd, mens arbeidstakeren selv sørger for pult, kontorstol og lignende kontormøblement.
Hjemmekontoravtalen skal regulere hvem som eier utstyret.
7. Datasikkerhet, taushetsplikt, konfidensialitet mv.
Arbeidstakers plikter, som taushetsplikt og ivaretakelse av konfidensiell og forretningssensitiv informasjon, datasikkerhet mv., gjelder også på hjemmekontor. Dette innebærer, at arbeidstakeren må behandle og oppbevare dokumenter forsvarlig slik at utenforstående, inkludert familiemedlemmer, ikke får tilgang til dokumenter og annen informasjon. Arbeidsgiver bør angi nærmere retningslinjer for denne ivaretakelsen i hjemmekontoravtalen eller hjemmekontorpolicyen.
8. Avslutning
Det er blitt mer bruk av hjemmekontor enn tidligere, og det betyr at flere arbeidsgivere og arbeidstakere må inngå avtale om hjemmekontorarbeid.
For at hjemmekontor skal fungere godt, er det til fordel for både arbeidsgiver og arbeidstaker at avtalen mellom partene reflekterer dette. Arbeidsgiver må beholde sin styringsrett, for eksempel til å bestemme når arbeidstaker må være på kontoret, i fellesmøter osv., og avtalen om hjemmekontor må kunne sies opp med rimelige frister, om den ikke fungerer tilfredsstillende. Arbeidsgiver er fortsatt øverste ansvarlig for arbeidsmiljøet, selv om arbeidstaker sitter på hjemmekontor. Derfor er det hensiktsmessig med egenerklæring om arbeidsmiljøet på hjemmekontoret, og at også arbeidsmiljøet på hjemmekontor følges opp i jevnlige medarbeidersamtaler.