Jusstorget

- lettlest juss og juridisk hjelp

by

Partenes rett til dokumentinnsyn

Partenes rett til dokumentinnsyn
I denne artikkelen behandles forvaltningslovens bestemmelser om partenes rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter etter forvaltningsloven (fvl.).

Utfyll skjema og motta tre tilbud, fra tre forskjellige advokater

1. Innledning
En part defineres i fvl. § 2, e) som person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. En person i denne sammenheng kan være både privatpersoner, bedrifter og andre organisasjoner/ sammenslutninger.

Partenes rett til innsyn i saksdokumenter etter fvl. § 18 er betydelig mer omfattende enn den rett allmennheten har til saksinnsyn etter offentlighetsloven. Den store forskjellen er at partene også vil ha innsyn i en del dokumenter som er underlagt taushetsplikt.
Det presiseres således i fvl. § 13 b) at taushetsplikt ikke er til hinder for partenes innsynsrett.

Hovedregelen er at partene har rett til innsyn i sakens dokumenter. Dette anses som en vesentlig rettighet for partene og en forutsetning for at man på en effektiv måte skal kunne hevde sine egne rettigheter i forhold til forvaltningen.

Det er to typer unntak fra denne hovedregelen:
Det ene unntaket er at partene ikke har rett til å se en del dokumenter som forvaltningen utarbeider i forbindelse med den interne saksbehandlingen. Tankegangen er at forvaltningen også skriftlig skal kunne diskutere saken frem og tilbake før man gir ut et endelig vedtak som er uttrykk for forvaltningens standpunkt. I denne skriftlige interne diskusjonen bør forvaltningen kunne uttrykke seg fritt uten hensyn til at partene skal kunne lese det som er skrevet.

Den andre typen unntak finner vi i fvl. § 19. Her dreier det seg om unntak som er begrunnet ut fra de opplysningene som finnes i de aktuelle dokumenter.

2. Nærmere om hovedregelen
Hovedregelen er altså at alle ferdige dokumenter som sendes ut, eller som er laget for å sendes ut, fra et forvaltningsorgan er partsoffentlige. Dokumentet vil være partsoffentlig fra det er ferdig. I tillegg vil alle dokumenter som har kommet inn til forvaltningen i en sak være tilgjengelig for partene, dersom de ikke inneholder opplysninger som kan unntas etter § 19 (se nedenfor.)

Forarbeidene til loven understreker også at forvaltningen oppfordres til meroffentlighet. Det betyr at partene bør gis rett til å se også dokumenter som forvaltningen ikke er pliktig til å gi fra seg i situasjoner der dette kan gjøres uten at forvaltningens arbeid skades. Mange forvaltningsorganer gir langt større innsyn enn det de er pliktig til etter loven.

3. Unntaket for interne dokumenter
Etter § 18 kan forvaltningen for det første nekte parten innsyn i dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse. Man kan også unnta dokumenter som er utarbeidet av andre personer eller organer i tre tilfeller.
Man kan også unnta dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelse av et underordnet organ.

For det andre kan man unnta dokumenter som er utarbeidet av særlige rådgivere eller sakkyndige. Her dreier det seg om rådgivere som forvaltningen selv har trukket inn i arbeidet og som gir faglige råd. Generelle uttalelser som innhentes i henhold til lov eller forskrift, for eksempel politimesterens uttalelse i forbindelse med skjenkebevillingssaker, har partene rett til innsyn i.

For det tredje er det unntak for dokumenter utarbeidet av et departement til bruk i et annet departement.
Det er viktig å merke seg at dokumenter laget i overordnete organer og sendt nedover i systemet aldri vil være unntatt etter denne bestemmelsen.

I § 18, 4. ledd presiseres det at innstillinger til kommunestyre eller fylkesting eller andre folkevalgte organer i kommunen eller fylkeskommunen er partsoffentlige. Dette er begrunnet med at slike innstillinger vil ha et så ferdig preg at de bør kunne gis ut, samtidig som det vil være viktig for partenes mulighet for å få hevde sine interesser at man kan få tilgang til innstillingen før det endelige vedtaket i det offentlige fattes. Det er en viktig praktisk regel som her gis.

Det gis også en viktig praktisk regel i § 18 3. ledd. Her heter det at partene uansett har rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder faktiske opplysninger. Partene skal altså til enhver tid ha mulighet for å kontrollere det faktum forvaltningen bygger på, men de vil ikke ha adgang til å få innsyn i de vurderinger som forvaltningen gjør på et tidspunkt da det ennå ikke er klart hva den endelig vedtak vil bli.

4. Unntakene i fvl. § 19
I § 19 gis unntak fra innsynsrett for partene på grunn av opplysninger i dokumentet. Også § 19 åpner for mer-offentlighet i den forstand at bestemmelsen kun beskriver tilfeller der partene ikke har krav på innsyn. Det kan selvsagt være opplysninger som partene ikke har rett på å få se, men begrunnelsen for det må i så fall finnes andre steder enn i forvaltningslovens regler.

Etter § 19 er opplysninger som har betydning for rikets sikkerhet og opplysninger om forretningsmessige hemmeligheter m.m. unntatt fra innsynsrett. Det er videre adgang til å unnta fra innsyn opplysninger som parten ikke bør få kjennskap til av hensyn til hans egen helse eller hans forhold til personer som står ham nær. Her må det altså foretas en konkret avveining mellom hensynet til at parten skal få kjennskap til alle relevante opplysninger i saken opp mot andre tungtveiende hensyn.

I § 19, 2. ledd er det videre en sekkebestemmelse som fastslår at partene kan nektes innsyn i et dokument som gjelder «andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre».

5. Formene for dokumentinnsyn
Det er forvaltningslovens § 20 som gir regler om gjennomsyn og utlån av saksdokumenter.
Den viktigste bestemmelsen finner vi i § 20, 2. ledd der det fastslås at parten, dersom han ber om det, skal «gis avskrift, utskrift eller kopi av dokument.» Hovedregelen er altså at partene kan kreve å få kopi av sakens dokumenter. Etter § 20, 4. ledd er hovedregelen videre at partene ikke behøver å betale for disse kopiene. Hensynet til at partene på en hensiktsmessig måte skal få ha gått gjennom dokumentene vil altså alltid veie tyngre enn hensynet til den økonomiske og praktiske belastning det medfører for forvaltningen å kopiere opp alle sakens dokumenter.

6. Konsekvensen av at det ikke er gitt dokumentinnsyn
Et avslag på et krav om å få dokumentinnsyn kan påklages etter forvaltningslovens § 21.
Avslaget kan påklages etter de alminnelige forvaltningsrettslige regler og prinsipper. Dette kan man lese mer om her på Jusstorget ved å klikke på «klage og omgjøring i forvaltningen» i artikkelarkivet øverst til høyre på siden.

Spørsmålet om partsinnsyn skulle vært gitt kan også komme opp i en klage over vedtaket som det var krevd partsinnsyn i forbindelse med. I et slikt tilfelle vil spørsmålet bli om resultatet av vedtaket ville ha vært et annet om partene hadde fått innsyn i sakens dokumenter.
Det skal mye til for at en slik feil medfører ugyldighet. Det må i så fall være konkrete praktiske opplysninger som ikke har kommet på bordet som en følge av at innsyn ble nektet.

 Publisert 23.03.01
Publisert første gang i «Eurojuris Informerer».

by

Dekning av saksomkostninger i forvaltningssaker

I denne artikkelen behandles partenes rett til å få dekket saksomkostninger i forvaltningssaker etter forvaltningsloven.

1. Innledning
Forvaltningsloven (fvl.) § 36 gir en viss rett til å få erstattet utgifter man har hatt ved å føre en sak for forvaltningen. Det er bare i klagesaker og i saker om omgjøring av enkeltvedtak uten klage at fvl. § 36 gir krav på dekning. Både omgjøring av overordnet organ og av det organ som selv har truffet det opprinnelige vedtak, omfattes imidlertid av reglene.

Ansvaret for omkostningene bæres i visse tilfelle av det offentlige (§ 36, 1. ledd), i andre tilfelle av den private motpart (§ 36, 2. ledd).
Tredje og fjerde ledd i paragrafen gir fellesregler om hvordan krav om dekning av saksomkostninger skal avgjøres m.v.

2. Det offentliges ansvar
Hovedregelen om det offentliges ansvar finnes i 1. ledd. Bestemmelsen ble i 1995 vesentlig forenklet i forhold til de tidligere regler. Det offentliges ansvar for saksomkostninger ble et stykke på vei utvidet, men hvor omfattende utvidelsen blir, kommer an på hvordan de vidt formulerte forbeholdene i paragrafens 1. ledd blir praktisert av forvaltningen.

2.1. Endring til gunst for parten
Når et vedtak blir endret til gunst for en part, skal han tilkjennes erstatning for «vesentlige kostnader som har vært nødvendig for å få endret vedtaket, med mindre særlige forhold taler mot det». Det er tilstrekkelig at det forvaltningsorgan som endrer vedtaket finner grunn til å se annerledes på de skjønnsmessige sider av saken enn da vedtak tidligere ble fattet.
Og selv om det foreligger en saksbehandlingsfeil eller annen ugyldighetsgrunn, er det ikke nødvendig at feilen medfører ugyldighet. Videre vil bestemmelsen omfatte det forhold at det fastslås at et vedtak er en nullitet (ubetinget ugyldig), selv om dette strengt tatt ikke er noen endring.

Selv om det etter ordlyden «skal» tilkjennes dekning når vedtaket er endret til gunst for en part, har man likevel ikke noe ubetinget krav p.g.a. forbeholdet om særlige forhold. Kravet oppstår bare hvis endringen ikke skyldes «partens eget forhold» eller forhold utenfor partens eller forvaltningens kontroll. I forarbeidene nevnes det som eksempel at parten i første omgang ga uriktige eller ufullstendige opplysninger og derfor delvis kan takke seg selv for at det ble begått feil. Endringer i de faktiske forhold i tiden etter at førsteinstansen traff sitt vedtak vil som et utgangspunkt også medføre at parten ikke har rett til å få dekket sakskostnader.

2.2. Vesentlige omkostninger
Man har bare krav på å få dekket vesentlige omkostninger.
I forarbeidene er det forutsatt at bagatellutgifter ikke kan kreves dekket (f.eks. porto).
Det er også forutsatt at partenes tap ved tidsspillet (tapt arbeidsfortjeneste) ikke omfattes av bestemmelsen. Dette synspunktet bør kunne fravikes dersom det utvilsomt foreligger tap p.g.a nødvendig fravær fra arbeid som lønnsmottager. Innenfor reglene vil nok falle utgifter til gebyrer, kopiering og nødvendige reiser. Klarligvis vil utgifter til advokat og annen sakkyndig bistand bli dekket. Dekningen her kan ikke være begrenset til de salærsatser som eksempelvis gjelder i ordningen med fritt rettsråd. Så lenge det fremsatte salærkrav er i samsvar med det alminnelige nivå blant advokater, er det ikke grunnlag for å redusere satsene.

2.3. Nødvendige omkostninger
En vesentlig begrensning er det at omkostningene må være nødvendige for å få endret vedtaket. Utgiftene til advokat vil eksempelvis ikke bli dekket, dersom man burde ha forstått at det var tilstrekkelig å henvende seg direkte til forvaltningen for å få endret vedtaket. Det kan imidlertid vanskelig kreves at utgiftene objektivt sett var nødvendige. Det må være tilstrekkelig at parten hadde grunn til å tro at de var det, et synspunkt sivilombudsmannen flere ganger har gitt uttrykk for.

3. Motpartens ansvar
Fvl. § 36, 2. ledd har en særregel hvor det er tvist mellom to eller flere parter. Her kan en motpart pålegges å dekke saksomkostninger hvis han har klaget eller tatt initiativ til omgjøring, og ikke fått medhold i spørsmål av betydning. Hva som menes med «tvist» er ikke løst verken i loven eller forarbeidene, men uttrykket antas å dekke eksempelvis tilfeller hvor en part retter krav mot en annen (f.eks. i saker om barnebidrag), tilfeller hvor det søkes om tillatelse e.l. som vil ramme en annen (her tenkes det på ekspropriasjon eller tillatelse til forurensning) eller hvor det er konkurranseforhold mellom partene fordi de søker om samme bevilling.

Ved den skjønnsmessige vurdering skal det tas hensyn til begge parters forhold. Dersom motparten hadde «fyllestgjørende» grunn til å kreve endring, skal det meget til for å få erstatning.

4. Felles regler om krav og ansvar m.v.
4.1. Frister
Kravet om dekning av saksomkostninger må som hovedregel fremsettes innen 3 uker etter at parten har fått underretning om det endelige vedtaket i saken. Fristen kan forlenges, og det kan gis oppreisning mot fristoversittelse.
Av bestemmelsens 3. ledd fremgår det at erstatning for saksomkostninger bare kan tilkjennes den som krever det. Man får altså ikke automatisk dekket kostnadene selv om man vinner frem i saken.

4.2. Hvem avgjør ?
Avgjørelsen treffes av det samme forvaltningsorgan som har truffet det endelige vedtak i saken. Denne avgjørelsen kan påklages etter reglene i fvl. § 28, flg., både når erstatning er tilkjent og når kravet er avslått, og uten hensyn til om det er tale om erstatning fra det offentlige eller fra en motpart.

4.3. Opplysningsplikt
Dersom et vedtak er blitt endret, skal parten som et utgangspunkt gjøres oppmerksom på retten til å kreve dekning for sakskostnadene.
Dersom det i andre tilfeller finnes rimelig at spørsmålet om dekning av sakskostnader blir vurdert , bør parten gis nødvendig veiledning.
Manglende underretning og veiledning om retten etter § 36 vil nok være et tungtveiende argument for å godta et for sent fremsatt krav .

Publisert 21.03.01
Publisert første gang i «Eurojuris Informerer».

by

Årsberetningen – hvilke krav stilles?

Som en del av årsregnskapet må styret legge frem sin årsberetning for aksjonærene på generalforsamlingen. Her får du en oversikt over de krav som stilles til årsberetningen for såkalte små foretak. Her er også et eksempel på en årsberetning som oppfyller lovgivningens mistekrav til årsberetninger.

Alle aksjeselskaper (og også andre regnskapspliktige foretak) må innen 6 måneder etter regnskapsårets slutt, dvs. 30 juni, avholde ordinær generalforsamling.

På generalforsamlingen skal årsregnskap og styrets årsberetning fremlegges og godkjennes. I tillegg skal det avgjøres om det skal betales utbytte, og i såfall hvor stort dette skal være. I det følgende gis en oversikt over de krav som stilles til hva som skal stå i årsberetningen.

Kravene til årsberetning følger av både aksjeloven og regnskapsloven, men det er i regnskapslovens § 3-3 vi finner kravene til innhold. Tidligere var små og ”store” foretak behandlet i samme lovbestemmelse, men fra 1.1. 2006 er det tilføyd en ny § 3-3 a i regnskapsloven som gjelder foretak som ikke anses som små foretak.

Hva er ”små foretak?”
Som små foretak regnes i følge regnskapsl. § 1-6 aksjeselskaper som oppfyller minst to av vilkårene nedenfor:

1. har mindre enn 70 millioner kroner i salgsinntekt,

2. har mindre enn 35 millioner kroner i balansesum,

3. har færre enn 50 ansatte.

I tillegg må selskapet verken være notert på børsen eller «ha en særlig samfunnsøkonomisk eller markedsmessig betydning etter nærmere bestemmelser gitt av departementet», jfr. regnskapsl. § 1 – 5.
Er selskapet et morselskap i et konsern, må hele konsernet oppfylle kravet til små foretak, for at selskapet skal får små foretak status.

Følgende kreves av årsberetningen for små foretak:

1. Det skal gis opplysninger om hva slags virksomhet selskapet driver og hvor denne drives (adressen), samt opplysninger om eventuelle filialer.

2. Det skal videre gis opplysninger om forutsetningene er til stede for fortsatt drift. Er forutsetningene om fortsatt drift til stede, skal dette bekreftes.
Er det tvil om selskapet kan fortsette virksomheten, skal det redegjøres for denne usikkerheten.
Viser balansen at selskapets egenkapital er mindre enn halvparten av aksjekapitalen, jfr. aksjeloven §§ 3-4 og 3-5, skal dette opplyses. Det skal redegjøres for om det er vurdert å treffe tiltak for å sikre selskapets drift, eventuelt å oppløse selskapet.
Er det sannsynlig at virksomheten vil bli avviklet, skal det redegjøres for hvordan verdiene i selskapet er beregnet.

3. Det skal gis opplysninger om forsknings- og utviklingsaktiviteter i selskapet (FOU). Dersom det ikke drives FoU, er det ikke nødvendig å ta med noe om dette. Men drives det FoU, skal det opplyses om dette. Dette har sammenheng med at det er adgang til å kostnadsføre utgifter til FoU i regnskapet. Men det er ikke noe krav om tallfesting av FoU-aktiviteten i selve årsberetningen.

4. Det skal gis opplysninger om arbeidsmiljøet og en oversikt over eventuelt iverksatte tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Det skal opplyses særskilt om eventuelle skader og ulykker. Har selskapet sysselsatt minst 5 årsverk, skal det opplyses særskilt om sykefraværet.

5. Det skal informeres om forhold ved virksomheten, herunder dens innsatsfaktorer og produkter, som kan medføre en ikke ubetydelig påvirkning av det ytre miljø. Det skal opplyses hvilke miljøvirkninger de enkelte forhold ved virksomheten gir eller kan gi, samt hvilke tiltak som er eller planlegges iverksatt for å forhindre eller redusere negative miljøvirkninger.

6. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i virksomheten. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene.

7. Alle bedrifter med mer enn 50 ansatte må ihht. diskriminerings- og tilgjengelighetsloven § 3, 3 ledd rapportere om aktivitet i forbindelse med ansettelse og integrering av personer med nedsatt funksjonsevne og innvandrerbakgrunn. Dette skal gjøres i årsberetningen. For bedrifter i offentlig sektor gjelder meldeplikten uavhengig av hvor mange ansatte man har.

8. Årsberetningen skal inneholde forslag til anvendelse av overskudd, f.eks. til utbytte eller dekning av tap. Men dette er ikke nødvendig dersom disse opplysningene framgår klart av selve regnskapet, og det gjør de jo som regel. For mer informasjon om adgangen til å dele ut utbytte, klikk her.

Minstekrav
De ovennevnte kravene til årsberetning er kun minstekrav. Det er full adgang til å skrive mer. Men årsberetningen er et offentlig dokument, som alle kan få innsyn i via foretaksregisteret. Faktisk er det slik at enhver kan kreve å få se årsberetning, årsregnskap og revisjonsberetning hos selskapet, jfr. regnskapsl. § 8-1.
Mange bedrifter velger derfor å lage en årsberetning som bare oppfyller lovens minstekrav. En del har en beretning i tillegg, f.eks. kalt «administrasjonens beretning» som inneholder utfyllende opplysninger om driftsåret.

Undertegning
Styrets årsberetning skal være på norsk, og skal undertegnes av samtlige styremedlemmer. Har selskapet daglig leder, skal også denne underskrive årsberetningen.

Innsending til regnskapsregisteret
Årsberetningen skal sammen med årsregnskap og revisjonsberetning sendes inn til regnskapsregisteret i Brønnøysund senest 1 måned etter at det er godkjent på generalforsamlingen. Dette kan gjøres elektronisk via AltInn.
Dersom dokumentene ikke er innsent innen 1. august året etter regnskapsåret, blir selskapet ilagt gebyr.
Dersom selskapet ikke betaler gebyret og/ eller ikke sender inn regnskapsdokumentene blir styremedlemmene solidarisk ansvarlig for gebyret, og det er hjemmel for både bøte- og fengselstraff.
Se regnskapsloven kap. 8.

Eksempel på årsberetning små foretak:

Perfekt Data AS
Styrets årsberetning 20XX

Bedriften driver produksjon og salg av datamaskiner i Norge. Den har sin virksomhet i egne lokaler i Båtgata 1 i Stakavik.

Årsregnskapet er avgitt under forutsetning av fortsatt drift. Selskapet har langsiktige samarbeidsavtaler med store kunder, og styret venter seg rimelig gode resultater i årene fremover. Det har etter regnskapsårets slutt ikke inntruffet forhold av vesentlig betydning for stilling og resultat.

Bedriften har et godt arbeidsmiljø og lavt sykefravær.

Bedriftens virksomhet medfører ikke miljøforurensning av betydning.

Det er likestilling mellom kjønnene i bedriften både ved ansettelser og ellers. Halvparten av de ansatte er kvinner, og to av fem medlemmer i styret er kvinner. Det er derfor ikke iverksatt tiltak eller planlagt tiltak for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene.

Bedriften har ingen ansatte med nedsatt funksjonsevne, men vil i den grad det er mulig søke å tilpasse arbeidsforholdene slik at også personer med nedsatt funksjonsevne kan ta arbeid i bedriften.

Bedriften har en rekrutterings- og personalpolicy som skal sikre like muligheter og rettigheter og hindre diskriminering på grunn av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk, religion og livssyn.

Bedriften har også i år 20XX hatt et godt driftsår. Resultatet er i tråd med forventningene.

Stakavik, dato

NN                                NN                         NN
Styreleder                    Styremedlem    adm. direktør

————————-

Publisert 20.03.01.
Sist revidert 17.04.2013.

En oversikt over de krav som stilles til årsberetningen for såkalte små foretak. Her er også et eksempel på en årsberetning som oppfyller lovgivningens mistekrav til årsberetninger.