På en eller annen måte er de fleste av oss knyttet til en eller annen forening som ivaretar våre yrkesmessige og kulturelle interesser eller andre interesser knyttet til behovet for fritidssysler.
Som vanlig medlem er du glad for at noen tar vare på dine behov og gir deg anledning til å spille bridge eller ta din vanlige orienteringstur på søndag. Etter hvert må du kanskje ta i ett tak og vie deg selv til lederoppgaver og da kan det være greit å vite litt om hvilke krav det stilles til den økonomiske forvaltning i den forening du har ansvaret for.

Plikten til å føre regnskap
Plikten til å føre regnskap kan være knyttet til følgende grunnlag :

– foreningens egen beslutning eller vedtekt
– vedtekt i det forbund foreningen er medlem i
– bestemmelser i regnskapsloven

For i det hele tatt å ha orden på inntekter, utgifter eller formuesverdier har de fleste foreninger ett eller annet system som ivaretar den økonomiske forvaltning. Dette kan baseres på vedtekter eller enkle beslutninger i generalforsamlingen.

Mange foreninger er medlem i ett landsomfattende forbund. Disse har gjerne sine egne lover som inneholder ett sett regler hvor regnskapsplikt kan være en av de sentrale bestemmelser. F.eks. har Norges Idrettsforbund slike regler for sine særforbund og lag.

Den lovmessige plikten er samlet i regnskapsloven, dog uten at foreninger er gitt en generell plikt til å føre regnskap. Vi skal se nærmere på hvordan denne plikten er ordnet for enkelte typer foreninger.

Bestemmelsen er samlet i regnskapsloven §1-2 ,hvor kriteriene er knyttet til betegnelsen økonomiske foreninger, foreningens formuesverdi over 20 mill. kr. eller antall arbeidstakere over 20, og til foreningens omsetning.

Regnskapslovens §1-2 nr. 9 bestemmer at økonomiske foreninger har regnskapsplikt. Forutsetningen for at en forening driver økonomisk virksomhet antas å være knyttet til at den driver omsetning av varer og tjenester som har økonomisk verdi. Typisk er interesseforeninger som medvirker til å dekke dine behov for reiser, rabatterte innkjøp av forbruksgoder eller salg av egenproduserte hobbyartikler etc. For nærmere konsultasjon av forskjellen mellom økonomiske og ikke økonomiske foreninger se Ot.prp. nr 42 (1997-98) om regnskapsloven side 27 eller Woxholt Foreningsrett 1998 side 50 flg.

For samvirkelag som er egen gruppe av foreninger instituerer loven i §1-2 nr 7 at disse har regnskapsplikt hvis omsetningen er over 2 mill. kr. Det etableres dermed ett kunstig skille mellom samvirkelag og andre økonomiske foreninger uten at det er nærmere begrunnet.

Knyttet til formuesverdier legger loven opp til at alle foreninger med større verdier enn 2 mill. kr. skal føre særskilt regnskap jfr. regnskapslovens §1-2 nr. 10. Bestemmelsen gjelder også hvis foreningen har over 20 ansatte. Begrunnelsen for denne sondring er oppgitt til å være disse foreningers samfunnsmessige betydning samt at de anses å være store aktører i arbeidsrettslige, skatterettslige eller avgiftsrettslige sammenheng jfr. Ot.prp. nr. 42 (1997-98) s.27. Lovens instituerer dermed en skjønnsmessig grense mellom større og mindre aktører uten at det er gitt annen begrunnelse.

Etter dette kan en fastslå at mindre foreninger ikke er pålagt alminnelig regnskapsplikt etter regnskapsloven. En må dermed søke til foreningens eller overordnet forbunds egne bestemmelser eller vedtekter for å avklare regnskapsplikten.

Regnskapspliktens lovmessige innhold
Foreninger som ikke har lovregulert regnskapsplikt skal føre sine regnskaper slik det er bestemt ved særskilt beslutning i vedtekt eller av besluttende organ, gjerne styret. Regnskapene bør imidlertid være ordnet i samsvar med god regnskapskikk enten som kontantregnskap eller basert på en ordnet periodisering.

Legaldefinisjonen i regnskapslovens §1-6 gir mulighet for at foreninger kan påberope seg retten til å anvende forenklede regnskapsregler. Dette inntreffer hvis foreningen oppfyller to av følgende kriterier:
– mindre enn 40 mill. kr. i salgsinntekt
– mindre enn 20 mill.kr. i balansesum
– færre enn 50 ansatte

Plikten til å sette opp kontantstrømsanalyse faller bort sammen med plikten til å utarbeide sammenligningstall. En kan dessuten utarbeide en forenklet årsberetning, og det er forenklede krav til tilleggsopplysninger som skal gis som noter til årsregnskapet. Som utgangspunkt skal regnskapet periodiseres etter regnskapsprinsippet, men dette kan fravikes når det er i samsvar med «god regnskapsskikk» for små foretak. Det er styret som er ansvarlig for at det føres ett ordnet regnskap i foreningen, og det er ikke oppstilt noen spesielle kvalifikasjoner til den som faktisk fører regnskapet. I den utstrekning en setter bort regnskapsføringen som oppdrag skal, den som påtar seg føringen være autorisert, se lov 1993 nr.109.

Uten lovmessig regnskapsplikt hva da?
Det må på alminnelig grunnlag kunne trekkes den slutning at foreningens ledelse har en instituert plikt til å ivareta formuesforvaltningen i foreningen på en fullgod måte. Ledelsen må i denne forbindelse være det samme som styret. Styret bør hvert år i forbindelse med medlemmenes årsmøte legge frem fullgod oversikt over eiendeler og gjeld og hvordan inntekter er anskaffet og utgifter er anvendt. Grunnlaget for denne plikt antas basert på at ledelsen gjennom medlemmenes beslutning og ut i fra foreningens formål, er stilt til disposisjon ressurser som skal tjene til å nå medlemmenes felles mål instituert ved etableringen av foreningen.

Foruten at medlemmene skal gis en tallmessig oversikt i resultat og balanse bør det forelegges medlemmene en årsberetning som gir en enkel oversikt over faktiske tiltak og deres virkninger i året som er gått og så langt beretningen er avgitt i neste år. I den utstrekning styret har trukket opp retningslinjer eller tiltak som binder medlemmene bør dette også opplyses i beretningen.
Foruten å være en faktisk oversikt over historiske data i tillegg til regnskapstallene skal beretningen hvis mulig tjene til å være en rettesnor for fremtidige aktiviteter.

Revisjon
Revisjonsplikten følger av revisorlovens § 2-1. Kravene er i hovedsak de samme som for regnskapsplikten, slik at regnskapspliktige også har revisjonsplikt.
Unntatt er de virksomheter som har driftsinntekter fra den samlede virksomhet på mindre enn 5 mill. kr.
Revisjonsplikten for foreninger følger derfor direkte av hvem som er regnskapspliktig, se foran om regnskapsplikt. Foreligger det revisjonsplikt skal revisor utarbeide revisjonsberetning som skal være offentlig i likhet med årsoppgjøret.

Plikten til revisjon kan også følge av foreningsforhold eller knyttet til vedtektsbestemmelsen i foreningen eller forbundet. Alle toppklubber i fotballforbundet er f.eks. pålagt revisjonsplikt.
Hvis plikten er knyttet til foreningsforholdet er det årsmøtet som velger revisor. Som regel stilles ingen formelle krav til personen utover at vedkommende har regnskapsmessig innsikt og en kjent alminnelig god vandel.

Hvis det dreier seg om forvaltning av større midler, bør imidlertid foreningen søke til de profesjonelle miljøer av registrerte eller statsautoriserte revisorer.

Uansett bør og skal vedkommende som revisor opptre helt uavhengig av ledelse eller styret ved utøvelse av sitt verv og så langt det er mulig praktisere god revisorskikk uten at en går nærmere inn på hva det innebærer i denne sammenheng.

I nasjonalt og lokalt perspektiv har foreningene i vårt land stor innflytelse på vårt daglige liv. De forvalter store verdier for å oppnå sine formål på medlemmenes vegne. Det er derfor av stor betydning at de bruker anerkjente prinsipper og har en ordnet formuesforvaltning.

Publisert: 09.02.01.
Publisert første gang i «Eurojuris Informerer».

1. Innledning
I utgangspunktet foreligger ingen lovfestede saksbehandlingsregler som regulerer foreningers «indre liv». Foreninger er i imidlertid ingen ensartet gruppe sammenslutninger. Som fremgår av andre artikler på Jusstorget vil også foreninger kunne bli underlagt offentlige lovbestemmelser, for eksempel innenfor skatt- og regnskapslovgivningen.

Foreningers «ytre liv» – dvs. foreningers forhold til omverdenen i den grad foreningen driver virksomhet som berører omverdenen – vil kunne medføre at foreningen støter på lovregler, som altså da ikke direkte gjelder foreningen selv, men den virksomhet som drives. Siden foreningers «indre liv» ikke er lovregulert står foreninger fritt til å lage sine egne «lover», ofte kalt lover, statutter eller vedtekter. Jeg bruker nedenfor uttrykket vedtekter. Ved utformingen av vedtekter kan det være naturlig å søke hjelp til utformingen i lovregler som regulerer selskapers virksomhet, for eksempel i aksjelovgivningen.

Enhver forening bør ha vedtekter. Motstykket til ikke å ha vedtekter blir ofte anarki. Undertegnede er medlem av en forening der medlemmene er enige om at foreningen ikke skal ha vedtekter. Problemet er da blitt at enigheten om at foreningen ikke skal ha vedtekter, i seg selv er en vedtekt, og dermed i strid med foreningens vedtekter. Problemet er ikke løst, og blir det neppe heller. Eksempelet egner seg ikke til etterfølgelse.

2. Vedtekter
Vedtektene er grunnlaget for foreningens liv og for styrets arbeid. Det er intet i veien for å ha en forening uten et styre, men jeg forutsetter nedenfor at enhver forening for å kunne fungere bør ha et styre.

Vedtektene bør som et minimum ha bestemmelser om hva som er foreningens formål, om hvem som kan bli medlemmer, om hvilke forpliktelser medlemskapet skal medføre (kontingentbetaling), om hvor mange medlemmer styret skal ha, om valg av styre, om årsmøte/generalforsamling, ekstraordinært årsmøte/generalforsamling, om regler for stemmegivning (om vedtak skal fattes med alminnelig flertall, om det skal kreves for eksempel 2/3 flertall for å få et gyldig fattet vedtak) og om hvordan det skal forholdes hvis foreningen skal avvikles, herunder hvordan foreningens økonomiske midler skal disponeres i forbindelse med en eventuell avvikling.

Vedtektene bør neppe være for detaljerte, men nøye seg med å gi hovedretningslinjer for foreningens «indre liv». Styret bør innenfor vedtektenes rammer ha en viss frihet til å organisere virksomheten. Det er intet i veien for at vedtektene inneholder bestemmelser om at man, for å være medlem av foreningen, skal ha visse kvalifikasjoner, eksempelvis av typen «For medlemskap i Bukta Båtforening kreves at medlemmet er bosatt i x kommune». Det bør ikke settes mer skjønnsmessige betingelser for medlemskap, for eksempel av typen «Foreningen er kun åpen for personer med høyverdig, etisk livsførsel».

3. Årsmøter
Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og det organ som vedtar foreningens vedtekter og eventuelle senere vedtektsendringer.

Gjennom vedtektene og disses bestemmelser om foreningens formål gir årsmøtet den viktigste premiss for styrets arbeid.

Vedtektene inneholder ofte bestemmelser om at årsmøtet ikke kan endre foreningens vedtekter uten at dette gjøres med kvalifisert flertall, dvs. eksempelvis 2/3 eller 3/4 stemmeovervekt.

Årsmøtet velger styre, eventuelt styreleder hvis ikke styret etter vedtektene selv skal gjøre dette, revisor og eventuelt andre tillitsmenn vedtektene måtte bestemme at årsmøtet skal velge.

Etter vedtektene bør årsmøtet også ha myndigheten til å fatte beslutning om hvorvidt styret skal ha honorar for sitt arbeide, og i tilfelle hvor meget. Det vil være styret selv som har oversikt over sin arbeidsbyrde, og som derfor må fremme et forslag om et eventuelt honorar til årsmøtet. Styret vil ikke ha krav på honorar med mindre dette skulle være avtalt med foreningen før styremedlemmene velges.

Vedtektene vil ordinært bestemme at det skal innkalles til årsmøte en gang pr. år. Innkallingen må styret sørge for. Den bør skje skriftlig. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet. Dette vil ordinært være valg av styre og andre tillitsmenn, godkjennelse av regnskap, eventuelt godkjennelse av foreningens budsjett og andre saker som i følge vedtektene eller etter forslag fra styret skal behandles i årsmøtet.

Ofte inntas i dagsorden for årsmøtet posten «Eventuelt». Det er selvfølgelig intet i veien for å gjøre dette, men det advares mot at denne posten skal bli et forum for mer eller mindre saklige meningsutvekslinger mellom medlemmene eller mellom medlemmene og styret. Det anbefales en bestemt hånd fra møtelederens side slik at diskusjoner under posten «Eventuelt» ikke skal gli ut.

Medlemmer av foreningen bør i vedtektene varsles om at dersom de ønsker å fremsette forslag om egne poster på dagsordenen eller få særskilte spørsmål behandlet på årsmøtet, bør slike spørsmål fremmes skriftlig overfor foreningens styre, for eksempel innen fire uker før årsmøtets avholdelse. Dermed får styret anledning til å ta stilling til spørsmål som ønskes fremmet, og å forelegge spørsmålet for årsmøtet med sin innstilling.

Vedtektene bør også åpne for adgang til å holde ekstraordinære årsmøter. Eksempelvis kan det åpnes for adgang til å avholde ekstraordinært årsmøte dersom minst 10 % av medlemmene skriftlig krever dette, når det skriftlig kreves av revisor, eller når styret beslutter at et spørsmål er så viktig at det bør behandles i ekstraordinært årsmøte. Med krav om slikt møte bør innkallingen oppgi hvilket spørsmål som skal behandles og unngå posten «Eventuelt». Krav om ekstraordinært årsmøte fremsettes alltid overfor styret.

4. Styret
Styret innkalles til møter av lederen, som til enhver til må vurdere om det foreligger spørsmål som bør behandles i styret. Styret bør også være forpliktet til å avholde møte dersom det kommer krav om dette fra revisor.

Styret fatter vedtak etter prinsippet om at det vedtaket som får flest stemmer er det som skal gjelde. Vedtektene kan åpne for at enkelte typer vedtak skal kreve enstemmighet eller kvalifisert flertall i styret.

Vedtektene kan også inneholde bestemmelser om at styrelederens stemmegivning skal ha avgjørende betydning ved stemmelikhet, i den forstand at det vedtak styrelederen har stemt for anses fattet. Vedtektene – særlig vedtektenes formålsbestemmelse – er styrets hovedretningslinje for foreningens drift sammen med årsmøtets vedtak. Styret kan aldri gå utenfor foreningens formålsparagraf. Dersom dette skjer kan styrets medlemmer komme i ansvar (ansvarsspørsmål er behandlet i annen artikkel på Jusstorget).

Dersom styret skal behandle et spørsmål av spesiell viktighet, økonomisk eller på annen måte, og det er i tvil om sin myndighet til å behandle spørsmålet uten årsmøtets tilslutning, vil styret kunne beslutte å innkalle til ekstraordinært årsmøte for å få medlemmenes syn og årsmøtets vedtak på det aktuelle spørsmål.

Utad opptrer styret som foreningens representant, som kan slutte avtaler på vegne av foreningen. Vedtektene bør ha en bestemmelse om hvem av styrets medlemmer som alene eller sammen med andre styremedlemmer kan påta foreningen forpliktelser med bindende virkning. Dersom vedtektene ikke inneholder noen slik bestemmelse, må man gå ut fra at samtlige medlemmers underskrifter må til for å påta foreningen en forpliktelse. Det må imidlertid utøves et visst skjønn her. Foreningens formann bør for eksempel ha adgang til å påta foreningen beskjedne forpliktelser som for eksempel innkjøp av brevpapir eller andre enkle beslutninger som er relatert til foreningens daglige drift.

5. Medlemsmøter
Medlemsmøte bør innkalles så ofte styret finner det nødvendig, eller så ofte vedtektene beslutter at medlemsmøte skal holdes.

Medlemsmøtene bør ikke tillegges beslutningsmyndighet, fordi medlemsmøtene da vil gå årsmøtene i næringen. Medlemsmøtene kan imidlertid tjene til informasjon fra styrets side overfor medlemmene, samtidig som styret vil ha nytte av medlemsmøter i sitt arbeid fordi styret på møtene vil kunne hente inn informasjon om medlemmenes synspunkter i forskjellige spørsmål.

6. Protokollasjoner
Protokoll bør føres både fra årsmøter og styremøter. Dersom medlemsmøtene tillegges myndighet til å fatte beslutninger, må protokoll også føres fra slike møter.

Årsmøteprotokollene bør inneholde som minimum de vedtak årsmøtet gjør med avgivelse av stemmetall. Protokollen bør også vise hvem som var til stede personlig, hvem som møtte med fullmektig, hvem som var møteleder og hvem som ble valgt til å føre protokollen og til å medundertegne protokollen sammen med møtelederen. Protokollen bør også gjengi om det kom innvendinger mot avholdelse av årsmøtet eller mot behandling av enkelte spørsmål på dagsordenen, samt hvilke forslag som ble fremmet, men ikke vedtatt. Gjengivelse av argumentasjonen er ikke nødvendig og bør eventuelt kun gis kortfattet.

Styrets protokoll må vise hvem som var til stede i det enkelte møte, hvilke forslag til vedtak som ble fremmet, men ikke vedtatt og hvilke forslag som ble vedtatt. Stemmetall bør også opplyses. Dersom protokollen skal gjengi bakgrunnen for vedtak eller forslag om vedtak, bør gjengivelsen være kortfattet. Man ser av og til protokoller av typen «Per mente at……, men Ola sa….., Per derimot, mente…» Slik protokollasjon gir opphav til senere diskusjoner («Det var ikke det jeg sa»), fører til et unødig tidsforbruk, og blir i det hele tatt byråkratiske. Denne type protokollasjon bør unngås.

7. Habilitet
I medlemsmøter oppstår neppe habilitetsspørsmål. Enhver må få lov til å legge frem sin sak for forsamlingen. Habilitetsspørsmål er av mindre betydning fordi medlemsmøter ikke gjør avstemninger.

I årsmøtene bør det også trekkes relativt romslige grenser for habiliteten. Medlemmene må kunne være med å stemme i enhver sak selv om de har en personlig interesse av resultatet av avstemningen. Det er jo nettopp for å fremme sin egen interesse innenfor foreningens ramme at medlemmene deltar. Skjønn vedrørende habilitet må utøves av møtelederen. Hvis man tenker seg at et medlem skal inngå en kontrakt med foreningen, eksempelvis skal det stemmes over hvorvidt foreningen skal inngå en kontrakt med et firma som eies av et av medlemmene, bør vedkommende medlem avstå fra å stemme.

I styrearbeidet kan det være grunn til å merke seg formuleringen om inhabilitet i aksjelovens § 6 – 27 nr. 1:

«Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.»

Ordinært vil det stilles strengere krav til habiliteten i aksjeselskaper enn det er nødvendig å gjøre i foreninger. Sitatet kan imidlertid danne et utgangspunkt. Man må avstå fra å skape avstemningsproblemer pga. habilitetsbetraktninger. Et eksempel kan være:
En båtforening har to brygger, en nordre og en søndre brygge. Søndre brygge anses best. To styremedlemmer har båtplass på søndre brygge, og tre har på nordre. De to som har båter på søndre brygge har båter på 18 fot. Styret skal fatte beslutning om at alle båter under 20 fot skal ligge ved nordre brygge, fordi det ved nordre brygge ligger noen større båter som bør få plass ved søndre brygge, som altså er bedre. De to 18-fotingene vil stemme mot dette, de øvrige for. Inhabilitet bør imidlertid ikke anses å foreligge.

8. Avslutning
Fordi vi er i et lovtomt og også nokså praksistomt rom, står ovenstående synspunkter i stor grad for undertegnedes egen regning, selv om jeg nok kan søke støtte i en del teori. Jeg tror imidlertid ikke mine synspunkter vil være særlig kontroversielle, og forhåpentligvis til nytte for dem som har med foreninger å gjøre – og det er visst de fleste av oss. Summen av antall foreningsmedlemskap i Norge er sannsynligvis større enn summen av antall nordmenn!

Publisert: 09.02.01.
Publisert første gang i «Eurojuris Informerer».