I den senere tids medieomtale har såkalte granskinger vært viet stor oppmerksomhet. Noen av de mest omtalte granskningene har vært Undervisningsbygg i Oslo Kommune, Nedre Romerike Vannverk, Redningsselskapet, og nå LO, som skal granske «Valla – Yssen saken».
Her gir advokatene Leif Villars-Dahl og Eirik Riddervold en enkel oversikt over hvordan en slik gransking kan tilrettelegges og gjennomføres.

Denne artikkelen er fra 2007. Les Nicolay Skarnings artikkel om granskningens farer fra 2016 her.

1. Hva innebærer det egentlig, når man gransker en virksomhet? Gransking kan kort fortalt sies å være en gjennomgang av disposisjoner i virksomheten som gjerne iverksettes i forbindelse med mistanker om økonomisk kriminalitet eller misligheter begått av personer i, eller med tilknytning til virksomheten. Mislighetene kan bestå i underslag, bedrageri, korrupsjon, hvitvasking, regnskapsmanipulering eller andre kritikkverdige disposisjoner. Også brudd på kvalitets- og sikkerhetsrutiner kan bli gjenstand for en granskingsprosess.

Et spesielt tilfelle, som er regulert i aksjeloven § 5-25, er at gransking kan kreves av aksjonærer i et aksjeselskap hvor det er mistanke om at det er skjedd disposisjoner som kan ha gitt visse ”aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres eller selskapets bekostning”. Aksjelovens særlige regler om granskning blir ikke behandlet i denne artikkel. Mange av de praktiske problemstillingene ved gjennomføringen vil imidlertid være felles med øvrige granskninger.

2. Granskingsprosessen
2.1. Før granskning startes
Det vil som oftest være styret eller ledelsen i en virksomhet som må ta stilling om det skal igangsettes en gransking. Bakgrunnen for at man ønsker å iverksette en gransking er gjerne at styret, ledelsen eller en aksjonær får en mistanke om kritikkverdige forhold i virksomheten, ofte foranlediget av et tips. Dersom mistanken er oppstått på bakgrunn av et tips, vil det være naturlig først å ha et møte med tipseren for å få klarlagt nærmere hva som angivelig har foregått og hvilke holdepunkter tipseren har for sin påstand. Det vil også være naturlig å få klarlagt hva som er tipserens motivasjon for å komme med opplysningene.

Ved igangsettelsen av en gransking er det viktig å få utarbeide en overordnet plan for gjennomføringen så tidlig som mulig. Det må tas stilling til hva som skal gjøres, på hvilken måte det skal gjøres, i hvilken rekkefølge det skal gjøres og hvem som skal gjøre det. Dersom det er grunn til å tro at garnskingen vil få et større omgang, kan det være hensiktsmessig å oppnevne et granskingsutvalg som får ansvaret for den videre planlegging og oppfølging. Det er viktig at mandatet for granskningen og oppnevningen av de personer som skal gjennomføre granskningen blir formelt forankret i vedtak av styre, bedriftsforsamling eller annet egnet organ.

2.2 Hvem som skal gjennomføre granskningen
For styret i virksomheten vil det ofte være vanskelig å benytte seg av ressurser i virksomheten ved gjennomføring av granskingen, da det gjerne er disposisjoner foretatt av medarbeidere i virksomheten som skal granskes.

Dersom styret velger å foreta granskingen i egen regi, er det meget viktig at styret gjør seg kjent med de rammer som gjelder for hva man kan foreta seg i en slik granskingsprosess. Det kan være hensiktsmessig å benytte en eller flere eksterne rådgivere som er godt kjent med rammene for hva som er tillatt og ikke. Eksterne rådgivere har heller ingen personlig tilknytning til menneskene i virksomheten, noe som ellers ofte kan gjøre en gransking i egen regi problematisk.

Alternativet vil være å oppnevne et eksternt og uavhengig granskningsutvalg. Fordelen er at et slikt utvalg vil ha større tyngde og være uavhengige. Ulempen er at det er mer kostbart, tar lenger tid og man har dårligere kontroll med om de riktige forhold blir gransket. Vi vil i det følgende konsentrere oss om prosessen ved intern granskning.

2.3 Kommunikasjon
Man bør på et tidlig tidspunkt ta stilling til når man vil gjøre prosessen kjent for de involverte personer. I den grad det er mulig, er det hensiktsmessig å få samlet inn informasjon om de aktuelle disposisjoner og personer, før man gjør mistanken kjent for de involverte. Dersom de involverte for kjennskap til prosessen vil det alltid være en risiko for at bevis går tapt. Gjennomgang av opplysningene vil også kunne styrke eller svekke mistanken mot de involverte, og være førende for om og hvordan man vil fortsette prosessen videre.

Det kan også være behov for en kommunikasjonsplan for informasjonsoppfølgingen internt, og eventuelt for kommunikasjon mot omverdenen i den grad det er sannsynlig at granskingen vil bli fanget opp av medier og oververdenen for øvrig. Knytter mistanken seg til alvorlig økonomisk kriminalitet, må man også vurdere behovet for kontakt med politiet i den innledende fasen.

2.4. Innhentning av opplysninger, data, bevis m.v.
Informasjon om de aktuelle disposisjoner kan foreligge i form av regnskaper, dokumenter eller elektronisk informasjon lagret på servere, pc-er og annet elektronisk utstyr. Bakgrunnsopplysninger om de involverte personer og selskap kan også være av interesse. Ofte vil sikring av elektronisk informasjon kreve bistand fra personer med IT-ekspertise.

Det er viktig at informasjonsinnsamlingen og bevissikringen skjer innenfor rammen av det som er tillatt. I den senere tid har det vært særlig fokus på hva som er tillatt i forhold til innsyn i ansattes e-post. Datatilsynet har på dette området satt klare grenser for hva man har innsyn i, og hvordan innsyn skal skje. Det kan hende at bevis ikke lovlig kan sikres uten hjelp av politimyndighet, og det kan i noen tilfelle derfor være behov for å koble inn politi allerede på et tidlig stadium.

2.5 Intervju
Etter informasjonen er samlet og vurdert, vil neste skritt gjerne være å ha innkalle de involverte personer til en samtale. Man må på forhånd ha tenkt gjennom hvem det er behov for å intervjue, i hvilken rekkefølge involverte skal intervjues, når de skal varsles, hvilke spørsmål som skal stilles, og hvilke opplysninger de skal konfronteres med. Da slike samtaler kan oppleves som svært vanskelige for de involverte, er det viktig at man opptrer på en ryddig måte og er godt forberedt. Ved intervju av ansatte er det ikke minst viktig at de arbeidsrettslige regler følges. Opptak av samtalene kan ofte være hensiktsmessig, men dette må ikke gjøres skjult. Man bør uansett legge opp til en fremgangsmåte som tar høyde for at den eller de man mistenker har foretatt ulovlige disposisjoner faktisk kan være uskyldig(e) eller har hatt en annen rolle enn det man tror. Også i denne fase kan det være hensiktsmessig å benytte seg av eksterne rådgivere som har kjennskap til hvordan slike samtaler bør gjennomføres.

2.6 Rapport – oppfølging
Det er hensiktsmessig å oppsummere alle opplysninger og undersøkelser i en granskingsrapport, som vil gi styret/oppdragsgiver et godt grunnlag for videre oppfølging. Det man avdekker under granskingen, kan foranledige ytterligere tiltak som oppsigelse, avskjed og anmeldelse og erstatningssøksmål. En ryddig, strukturert og godt dokumentert gransking og tilhørende rapport vil gi et trygt grunnlag for slike beslutninger. Har man på den annen side benyttet en ulovlig fremgangsmåte under granskingsprosessen, vil dette i seg selv kunne utløse erstatnings- og straffeansvar. Ulovlige ervervede bevis vil som regel heller ikke kunne fremlegges som bevis i en senere rettssak.

Publisert 25.01.2007.
Også publisert i «Eurojuris Informerer»