Her gir skatteekspert og Eurojuris-advokat Sverre Olaf Lie en oversikt over skattereglene som gjelder ved bruk av firmabil.
1. Innledning
Ansattes bruk av arbeidsgivers bil har vært et gjennomgående tema for skattekontorets kontroll de siste årene. Mangelfull dokumentasjon av bruken av firmabil har resultert i store inntektstillegg, etterberegning av arbeidsgiveravgift samt korrigering av feilført merverdiavgift.
For selskap med stor bilpark kan kontrollen medføre en betydelig økonomisk belastning. Dette kunne i mange tilfeller ha vært unngått dersom bedriften hadde utarbeidet kvalitetssikringsrutiner som ble etterlevd av både arbeidstaker og arbeidsgiver.
2. Fordelsbeskatning for privat bruk
Skatteloven § 5-13 hjemler reglene for fordelsbeskatning av fri bil i arbeidsforhold med utfyllende bestemmelser i Finansdepartementets skatteforskrift § 5-13-1 til 15-13-7. Ansattes fordel ved privat bruk av arbeidsgivers bil skal skattlegges etter sjablongregler når den ansatte faktisk har brukt bilen til privatkjøring i løpet av året. Hvis skattekontoret finner det sannsynlig at bilen har blitt brukt privat, stiller skattekontoret strenge krav til sannsynliggjøring av at bilen likevel ikke er brukt privat. En riktig ført kjørebok som viser at all kjøring er yrkeskjøring, vil bli tillagt stor vekt.
3. Fastsettelse av den private fordelen etter standardregelen
Fordelen ved privat bruk skal fastsettes etter et beregningsgrunnlag som tar utgangspunkt i bilens listepris i Norge som ny på tidspunktet for førstegangsregistrering med tillegg av verdien av eventuelt ekstrautstyr. (Som bilens listepris i Norge som ny legges til grunn hovedimportø-rens listepris for vedkommende bilmodell inklusive merverdiavgift og vrakpant, eksklusive frakt- og registreringsomkostninger, levert importsted på tidspunktet for førstegangsregistrering hos Statens vegvesens trafikkstasjon.)
Beløpet som skal anvendes ved fordelsbeskatningen, fremkommer ved å multiplisere beregningsgrunnlaget med fastsatte prosentsatser. Beløpet som da fremkommer, skal omfatte all fordel ved den private bruken, herunder reise mellom hjem og arbeidssted samt besøksreiser for pendlere.
For 2013 fastsettes fordelen til 30 % av listeprisen inntil kr 275 700 (kr 270 600 for 2012) pluss 20 % av overskytende listepris. Beregningsgrunnlaget/utgangspunktet for standardtillegget for privat bruk av arbeidsgivers bil settes som hovedregel til:
- 100 % av listepris som ny hvis yrkeskjøringen i inntektsåret er 40 000 km eller mindre
- 75 % av listepris som ny hvis yrkeskjøringen i inntektsåret overstiger 40 000 km
- 50 % av listepris for bil som utelukkende drives med elektrisk kraft (elbil) uavhengig av yrkeskjøringens lengde i inntektsåret
- Beregningsgrunnlagene ovenfor reduseres med 25 % hvis bilen er 3 år eller eldre per 1. januar i inntektsåret. Dette innebærer for elbil at beregningsgrunnlaget utgjør 37,5 %.
Fordelsbeskatning for privat bruk av bil med yrkeskjøring mindre enn 40 000 km i året med et beregningsgrunnlag på f.eks. 400 000 (veiledende listepris som ny inklusiv ekstrautstyr) vil utgjøre kr 107 570 (275 700 x 30 % + 124 300 x 20 %).
For biler som er eldre enn 3 år per 1. januar i inntektsåret, og som kjøres over 40 000 km i yrket i året, blir grunnlaget 56,25 % (75 % x 75 %) av listeprisen. Dersom vi tar samme utgangspunkt for beregningsgrunnlaget som i eksemplet ovenfor, vil beregningsgrunnlaget bli nedjustert til kr 225 000. Skattepliktig fordel utgjør da kr 67 500.
I særlige tilfeller hvor standardfordelen basert på listepris ved førstegangsregistrering klart ikke står i forhold til fordelen ved den private bruken, kan fordelen fastsettes skjønnsmessig. Denne unntaksbestemmelsen skal bare brukes når avviket er betydelig. Det kan for eksempel være aktuelt for bil registrert som lastebil med en vekt fra 3500 kg inntil 7500 kg, og enkelte større eller spesialinnredede varevogner, eller dersom det er foretatt svært omfattende ombygging eller restaurering av bilen som medfører en markedsverdi som langt overstiger listepris ved førstegangsregistrering.
Når vilkårene for anvendelse av særregelen er oppfylt, skal den skjønnsmessige fastsatte fordelen settes til minimum kr 49 000 for inntektsåret 2013.
Nærmere avgrensning av begrepet privat bruk
Utgangspunktet er at enhver privat bruk av arbeidsgivers bil er å betrakte som en skattepliktig fordel for den ansatte. Dette gjelder uavhengig av hvilken bil den ansatte disponerer. Unntak fra denne regelen gjelder kun for tilfeldig sporadisk bruk. Som sporadisk bruk regnes for eksempel tilfeller der arbeidstaker låner arbeidsgivers bil for å flytte privat innbo. Hvis arbeidstakeren likevel har adgang til å disponere bilen mer enn sporadisk, skal det gjennomføres fordelsbeskatning.
Som privat bruk regnes all kjøring som i skattemessig sammenheng ikke anses som yrkeskjøring, for eksempel kjøring mellom hjem og fast arbeidssted.
Etter gjeldende praksis stilles det strenge krav til dokumentasjon for at en bil ikke er benyttet privat dersom bilen til daglig står parkert på den ansattes hjemmeadresse. Det samme gjelder hvis skattekontoret gjennom observasjoner eller på annen måte har informasjon om at bilen er benyttet utover det som må antas å være virksomhetens alminnelige arbeidstid. I slike tilfeller er det stort sett bare en korrekt ført kjørebok som blir akseptert som tilstrekkelig bevis for en påstand om ikke-bruk privat.
Det foreligger etter skatteloven ingen plikt for arbeidsgiver eller arbeidstaker til å føre en slik kjørebok, og skattekontoret kan heller ikke gi skattyter pålegg om å føre en slik bok. Men en korrekt ført kjørebok gir ofte den avgjørende dokumentasjonen i en skattesak.
Ved vurdering av sannsynligheten for at en bil er brukt privat, er ifølge skatteetaten bl.a. følgende momenter av betydning
- hvor bilen er parkert utenom arbeidstiden (hos arbeidstaker eller hos arbeidsgiver)
- antall førerkort i familien
- type og antall andre biler til disposisjon
- privatbilen(e)s stand og kjørt distanse
- yrkesbilens stand og kjørt distanse vurdert opp
mot den typen virksomhet hvor bilen brukes - familiesammensetning
- privatboligens beliggenhet
- yrkesbilens egnethet til privatkjøring
Føring av kjørebok
Kjøreboken må være etterprøvbar, dvs. at både tid og sted for kjøringen må fremgå sammen med den tilbakelagte distansen – så vel per tur som totalt. Opplysningene må være etterprøvbare mot bilens kilometerstand. Påstand eller fremleggelse av avtale om at den ansatte ikke har lov til å bruke bilen privat, tillegges i alminnelighet liten vekt dersom annen dokumentasjon for påstanden ikke kan fremlegges. Tilsvarende gjelder selv om det oppbevares verktøy eller lignende i bilen. Det skal normalt ganske mye til for å kunne få aksept for at en firmabil er uegnet til privat bruk.
Føring av kjørebok oppfattes av mange som en tyngende ekstrabelastning som kan gå ut over effektiv arbeidstid. De senere årene har mange tatt i bruk elektronisk kjørebok (dvs. kjørebok som bygger på sporingsteknologi) i stedet for den gamle manuelt førte. Dersom en bedrift velger å ta i bruk elektroniske kjørebøker, skal det meldes fra til Datatilsynet før boken tas i bruk. (Melding om behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler.)
Når en bedrift har valgt å oppfylle sin dokumentasjonsplikt ved å føre kjørebok, vil kjøreboken bli å regne som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale som skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt. Kjøreboken kan oppbevares enten i papirformat eller elektronisk. Den må være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.
Hvilken type biler skal standardtillegget benyttes for?
Reglene for fastsettelse av fordel ved privat bruk gjelder i utgangspunktet for alle biltyper, uavhengig av om bilen er egnet til privat bruk. Dette omfatter personbiler, elbiler, varebiler, kombinerte biler, bobiler, busser, lastebiler mv.
Biler som faller utenfor standardtillegget
Normalt skal standardregelen for fastsettelse av fordel ved privat bruk av arbeidsgivers bil benyttes selv om privatkjøringen bare omfatter kjøring mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreise) og ikke annen privatkjøring. Når det ikke er annen privatkjøring enn kjøring mellom hjem og fast arbeidssted, skal brukeren likevel ikke ha standardtillegget for følgende biler:
- biler som etter sin konstruksjon eller innredning i liten grad er egnet (se nedenfor) og heller ikke ment for privat bruk
- biler som er registrert for 9 passasjerer eller mer, såfremt de brukes i kjøreordning organisert av arbeidsgiver til transport av ansatte på arbeidsreise
Brukeren skal i disse tilfellene i stedet for standardtillegget bare ha tillegg for faktisk kjøring mellom hjem og fast arbeidssted (beregnet etter en kilometersats på kr 3,30). Brukes bilen til annen privatkjøring enn arbeidsreiser, skal brukeren likevel ha standardtillegget også i disse tilfellene.
Om bilen i liten grad er egnet til privat bruk, beror på en helhetsvurdering av bilen som sådan. Nedenfor følger momenter listet opp i Lignings-ABC 2012/13. Oppregningen er ikke uttømmende.
- Bilens størrelse og vekt tillegges betydning. Jo større og tyngre bilen er, desto lettere vil bilen kunne karakteriseres som i liten grad egnet til privat bruk. Bilens konstruksjon og utstyr kan likevel gjøre den godt egnet til privat bruk
- Biltyper som varevogn, pick-up o.l. er ikke i seg selv i liten grad egnet til privat bruk. Andre biler med dominerende lasteplan vil ofte i liten grad være egnet til privat bruk. Det må foretas en konkret vurdering av egnethet
- Biler som inneholder faste innredninger og store mengder av verktøy/utstyr, vil ofte i liten grad være egnet til privat bruk. Det må vurderes om innredningen er lett å demontere og/eller om verktøyet/utstyret er lett å fjerne
- En bil som etter ombygging bare har sitteplass til føreren, vil i utgangspunktet i liten grad være egnet til privat bruk
- Spesialbiler som for eksempel renovasjonsbiler, tankbiler mv. vil aldri være egnet til privat bruk
- Smuss, lukt og støy er forhold som kan tale for at bilen i liten grad er egnet til privat bruk
- Ved vurderingen av om bilen er egnet til privat bruk kan det til en viss grad ses hen til bilens alder og slitasjegrad.
Standardregelen omfatter ikke følgende biler selv om de brukes privat:
- lastebiler med totalvekt på 7500 kg eller mer
- busser registrert for mer enn 15 passasjerer
- biler som det i lov eller i medhold av lov er fastsatt forbud mot å benytte til annen privatkjøring enn kjøring mellom hjem og arbeidssted (gjelder primært statens motorvogner)
For lastebiler over 7500 kg eller busser med mer enn 15 passasjerplasser fastsettes fordelen på grunnlag av faktisk privat bruk. For slike biler fastsettes fordelen for 2013 etter en kilometersats på kr 3,30 for faktisk privatkjøring. Denne satsen brukes både for arbeidsreiser og for annen privatkjøring med unntak av arbeidsreiser og besøksreiser som samlet overstiger 4000 kilometer. Her brukes en sats på kr 1,50 for overskytende antall kilometer med slik kjøring.
Persongrupper som omfattes av standardtillegget
Standardregelen for fastsettelse av fordel ved privat bruk av bil omfatter:
- arbeidstakere som privat bruker bil som er stilt til disposisjon av/gjennom arbeidsgiver
- skattytere som regnskapslignes for bruk av bil i yrket, herunder egen virksomhet
- deltakere som bruker regnskapslignet bil tilhørende et deltakerlignet selskap
Brukshindringer, skifte av bil, flere biler disponibelt, vederlag for bruken
Standardfordelen skal ikke reduseres på grunn av at skattyteren av individuelle grunner har vært forhindret fra å kjøre bil privat i løpet av året, for eksempel fordi han har vært syk, vært på ferie, vært på tjenestereise m.m. så lenge han har disponert bilen.
Brukshindring som knytter seg til forhold ved bilen, for eksempel service og reparasjon på verksted, skal heller ikke redusere standardfordelen.
Skiftes bilen som brukes privat, i løpet av året med en bil med en annen listepris, skal standardfordelen beregnes etter listepris for hver av bilene ut fra hele kalendermåneder. For kalendermåneden som bilskiftet skjer, beregnes fordelen bare på grunnlag av listeprisen for en av bilene som om skattyteren har disponert denne bilen hele måneden.
Standardregelen om fastsetting av fordel ved bruk av bil gjelder for hver bil som skattyteren har til privat disposisjon samtidig, såfremt han bruker disse bilene privat.
Veksler flere skattytere på å disponere en bil til privat bruk, og de ikke har noen annen firmabilordning utenom dette, skal standardfordelen fordeles forholdsmessig på hver skattyter etter varigheten av den enkeltes disponering.
Har skattyteren bare hatt bil til disposisjon til privat bruk en del av året, skal fordelsbeskatningen gjennomføres for det antall hele og påbegynte kalendermåneder (beregnet etter tolvdeler) som bilen har vært til disposisjon. Kan det på grunn av stadig vekselbruk av arbeidsgivers bilpark ikke fastslås noe bestemt tidsrom for den ansattes private bruk av den enkelte bil, beregnes standardfordelen ut fra gjennomsnittet av beregningsgrunnlagene for de bilene som den ansatte har tilgang til.
Verdien av fordelen ved privat bruk av bil skal ikke reduseres om brukeren helt eller delvis dekker kostnadene som påløper ved bilholdet.
Verdien av fordelen skal ikke reduseres i tilfeller hvor arbeidsgiveren leier (leaser) en bil, fremleier denne til brukeren, og brukeren dekker alle kostnader som påløper ved bilholdet, herunder arbeidsgiverens kostnader til leie (leasing) av bilen.
4. Arbeidsgivers trekk- og avgiftsplikt
Fordel ved fri bil etter standardregelen er trekk- og arbeidsgiveravgiftspliktig i arbeidsforhold. Arbeidsgiver beregner fordelen og innberetter denne på lønns- og trekkoppgaven under kode 118-A.
Bilens listepris ved førstegangsregistrering med tillegg for ekstrautstyr inklusive avgifter og bilens registreringsnummer skal være oppgitt sammen med opplysninger om i hvilket tidsrom arbeidstakeren har disponert fri bil.
I de særlige tilfeller hvor listeprisen klart ikke står i forhold til fordelen ved den private bruk, kan fordelen fastsettes ved skjønn med lønnsinnberetning under kode 125-A. Lastebiler, busser og biler med spesialinnredning som ikke brukes privat utover reise mellom hjem og arbeidssted, lønnsinnberettes under kode 135-A.
5. Merverdiavgift
Det er ingen sammenheng mellom den skattemessige sjablongregelen for beregning av privat fordel og vurderingen mht. merverdiavgift.
Fradragsretten for inngående merverdiavgift er avhengig av hvilken type kjøretøy som benyttes, og hva kjøretøyet benyttes til. Det foreligger ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på anskaffelse og drift av personkjøretøy, herunder personbil og varebil i klasse 1. Det foreligger likevel fradragsrett for inngående merverdiavgift på anskaffelse og drift av personkjøretøy i virksomheter som omsetter persontransporttjenester, i den grad bilen er benyttet til transport av betalende passasjerer. (Se merverdiavgiftsloven § 8-1, 1. ledd jf. § 8-4, 1. ledd 2. punktum.) Det samme gjelder virksomheter som driver yrkesmessig utleie av personkjøretøy.
Dersom en slik bil selges før det er gått tre år etter ervervet, skal fradragsført inngående avgift tilbakeføres med fratrekk av 1/36-del for hver hele måned regnet fra registreringstidspunktet.
Det foreligger heller ikke fradragsrett for andre kjøretøyer enn personkjøretøy (f.eks. varebil registrert i klasse 2) dersom kjøretøyet kun benyttes til private formål eller til virksomhet som er unntatt fra merverdiavgiftsplikt. Derimot foreligger det fradragsrett for inngående merverdiavgift ved anskaffelsen av slikt kjøretøy i den utstrekning kjøretøyet er til bruk i den merverdiavgiftspliktige virksomheten. Inngående merverdiavgift må således fordeles og fradragsføres forholdsmessig etter antatt bruk av kjøretøyet innenfor merverdiavgiftslovens område på tidspunktet for bilens anskaffelse.
Midlertidig bruk av driftsmidler fra en merverdiavgiftspliktig virksomhet til privat bruk eller andre formål som faller utenfor merverdiavgiftslovens område, anses ikke å være omfattet av lovens uttaksbestemmelser. Dersom virksomheten driver med utleie av biler, skal uttaksmerverdiavgift likevel beregnes. Utlånet vil da anses som uttak av en utleietjeneste som skal avgiftsberegnes.
Publisert 11.09.2013.
Tidligere publisert i «Eurojuris Informerer» nr. 1/13