Her får du en oversikt over de lover og regler som gjelder for at et selskap og dets aksjeeiere og selskapsorganer skal kunne kommunisere elektronisk med hverandre. Selv om lovgivningen nylig er oppdatert på dette felt, er det fortsatt visse begrensninger i adgangen til elektronisk kommunikasjon.

Aksjeloven (og allmennaksjeloven for ASA’er) § 18-5 sier at et selskap kan bruke elektronisk kommunikasjon, typisk e-post, når det skal gi meldinger, varsler etc. til aksjeeierne. Forutsetningen er imidlertid at aksjeeierne «uttrykkelig har godtatt dette.» Justisdepartementet har uttrykt at det ikke er nødvendig at den enkelte aksjeeier tilskriver selskapet på papir for å akseptere bruk av elektronisk kommunikasjon. På denne bakgrunn antas det å være nok for å oppfylle lovens krav at aksjeeierne sender e-post til selskapet hvor de aksepterer bruk av elektronisk kommunikasjon i fremtiden. For selskaper registrert i VPS vil aksjeeierne kunne gi et generelt samtykke til VPS som gjelder alle VPS selskapene.

Bestemmelsene om elektronisk kommunikasjon betyr at selskapene vil kunne kalle inn til generalforsamling og sende ut årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning elektronisk. Merk likevel at ordinær e-post lett kan leses av uvedkommende, slik at sensitiv informasjon ikke bør sendes som ordinær e-post.

Aksjeeiere som ønsker å møte ved fullmektig på generalforsamlingen, kan fremlegge fullmakt for selskapet per e-post. Forutsetningen er at det benyttes betryggende metode for å verifisere avsenderens identitet, f.eks. ved bruk av elektronisk signatur eller lignende. Forsendelser via telefaks må også strengt tatt betraktes som elektronisk kommunikasjon. Det er svært vanlig og alminnelig godtatt at fullmakt kan sendes som faks, dersom faksen er undertegnet av aksjeeier eller signaturberettiget.

Alle typer varsler og meldinger fra aksjeeierne til selskapet kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon til den e-postadressen eller på den måten selskapet har angitt for dette formålet. Det må kunne kreves at selskapet overvåker og vedlikeholder den offisielle e-postadressen sin.

I lov om ansvarlige selskap og kommandittselskap (selskapsloven) er det i lovens § 1-5 gitt en tilsvarende generell regel om elektronisk kommunikasjon som i aksjeloven.

Intern kommunikasjon i selskapet – innad i styret og mellom styret og daglig leder
Aksjeloven § 18-5 gjelder bare meldinger mellom selskap og dets aksjeeiere.
Aksjeloven har en rekke bestemmelser om kommunikasjonen mellom styret og daglig leder (f.eks. at daglig leder skal rapportere til styret minst 4 ganger pr. år, asl. 6-15) og internt i styret (f.eks. krav til varsel om styrebehandling, asl. 6-22). Hvordan kommunikasjonen skal foregå internt i selskapet, sier loven ingenting om. Her står selskapet derfor fritt til å velge hvordan kommunikasjonen skal skje, og de fleste bruker e-post. Men det er et alminnelig og grunnleggende krav om at krav saksbehandlingen skal være betryggende og forsvarlig. I denne sammenheng kan det være grunn til å minne om at verken vanlig e-post eller faks er sikker kommunikasjon.

Det stilles krav til at det føres protokoll over styrets møter. Kopier av denne kan sendes og oppbevares elektronisk, men det kreves fortsatt at det skal være en original i papir underskrevet av de av styrets medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen, jfr. asl § 6-29 (3).

Når det gjelder krav til kommunikasjon under selve saksbehandlingen i styret, vises det til artikkelen «styrebehandling pr. telefon, videokonferanse etc.»

Publisert 23.09.2005.

Annonse:

Online Regnskapsprogram
Bokfør online med e-conomic. Opprett og mail dine fakturaer , tilbud og kreditnotaer direkte. Spar tid og penger – gi ditt regnskapsbyrå gratis tilgang til dine regnskapsdata.
Prøv gratis i 2 uker