Med økt internasjonalisering og betydningen av det indre markedet i EU/EØS, vil også betydningen av samarbeidet mellom ledelsen og de tillitsvalgte over landegrensene bli viktigere. Det er derfor opprettet et Europeisk Samarbeidsutvalg (ESU).
Advokat Nicolay Skarning (H) og advokatfullmektig Lise Berntsen fra advokatfirma Kvale forklarer hva ESU er, og reglene rundt dette.
1. Hva er et Europeisk Samarbeidsutvalg?
Europeisk Samarbeidsutvalg forkortes gjerne med ESU eller EWC (European Works’ Council), og er et organ for de ansatte til dialog med ledelsen i selskaper som er representert i flere europeiske land. Det er således et utvalg som består av representanter for de ansatte innenfor et konsern eller et selskap av en viss størrelse (minst 1000 ansatte), som har sin virksomhet i to eller flere EØS-land (EU + EFTA minus Sveits).
I Norge bygger ESU på tariffavtale mellom LO og NHO, som i lov og forskrift er gjort bindende for alle virksomheter. Norske regler er på sin side bl.a. basert på implementering av EU-direktiv 38/2009, som i innledningen (10 og 13) sier:
”(10) Det indre markeds funktion vil nødvendigvis indebære en proces med virksomhedssammenslutninger, grænseoverskridende fusioner, overtagelser og andre former for sammenslutninger, og der vil dermed opstå virksomheder og koncerner, som omfatter bedrifter og virksomheder i flere medlemsstater. For at sikre en harmonisk udvikling på det økonomiske område skal virksomheder og koncerner, som opererer i to eller flere medlemsstater, informere og høre repræsentanter for de arbejdstagere, som berøres af deres afgørelser…”
”(13) For at sikre, at arbejdstagere i virksomheder eller koncerner, som opererer i to eller flere medlemsstater, informeres og høres på behørig vis, skal der nedsættes et europæisk samarbejdsudvalg eller indføres andre passende procedurer med henblik på information og høring af arbejdstagerne på tværs af grænserne.”
ESU holder årlige møter med ledelsen i konsernet/selskapet for å bli informert og konsultert om saker som er grenseoverskridende. Dette omfatter saker som angår hele eller deler av konsernet/selskapet, eller minst to av virksomhetene/bedriftene innenfor EØS-land. ESU og dets aktivitet reguleres gjennom en avtale om ESU. Avtalen inngås mellom den sentrale ledelsen og representanter for de ansatte.
Formålet med ESU og reglene om ESU er, som nevnt fra direktivets innledning, å bedre de ansattes konsultasjons- og informasjonsrettigheter i selskap og konserner som har virksomhet innenfor flere land i EØS-området. Reglene sikrer at informasjon og konsultasjon tilrettelegges på en slik måte at de virker effektivt, og at de gjør det mulig for selskap og konserner å treffe beslutninger på en effektiv måte. Dette gjøres enten gjennom å opprette et ESU eller andre samarbeidsordninger slik de er definert i regelverket.
Denne artikkelen tar for seg ESU som samarbeidsordning, tar utgangspunkt i de norske regler slik de er implementert fra EU-retten, således for selskaper/konsern som har hovedkontor i Norge i henhold til reglene. Den norske ESU-avtalen gjengir formålet slik i § 1:
”Formålet med denne avtale er å bedre de ansattes konsultasjons- og informasjonsrettigheter i foretak og konserner med virksomhet innenfor EØS-området, og derved videreføre til disse foretak de gode samarbeidsrelasjoner som er utviklet i avtaleverk og praksis i norsk arbeidsliv.”
Bedriftsdemokratinemnda er for øvrig tvisteløsningsorganet i forbindelse med ESU, som kan behandle klarer vedrørende opprettelse av ESU’er, valgene, grunnlaget eller rekkevidden av de avtaler som inngås, spørsmål om taushetsplikt og ledelsens informasjonsplikt.
2. Reglene om Europeisk Samarbeidsutvalg
Det var i første omgang EUs direktiv fra 1994, direktiv 94/45/EF, som dannet utgangspunktet for reglene om ESU. Dette direktivet ble implementert i norsk rett i 1996 ved at LO og NHO, som en tilleggsavtale til Hovedavtalen, inngikk en avtale om europeisk samarbeidsutvalg, den såkalte ESU-avtalen.
Denne tilleggsavtalen ble gjort allment gjeldende i norsk rett, dvs. bindende for alle innenfor sitt virkeområde, gjennom lov om allmenngjøring av bestemmelser i tariffavtale om europeiske samarbeidsutvalg av 23. august 1996 nr. 63. I medhold av denne loven ble det også vedtatt en forskrift om europeiske samarbeidsutvalg mv den 28. juli 2000 nr. 797, som utfyller loven.
EU vedtok og gjennomførte flere endringer i direktivet fra 1994, og i 2009 vedtok EU et nytt direktiv om ESU, Direktiv 2009/38, vedtatt implementert i EØS i 2010 ved vedtak 54/2010 i EØS-komiteen. LO og NHO gjorde deretter de nødvendige endringene i ESU-avtalen, som igjen ble allmenngjort og forskriften endret i 2011. Direktivet fra 2009 er således også implementert i norsk rett gjennom ESU-avtalen mellom LO og NHO med endringer.
3. Når skal det opprettes et Europeisk Samarbeidsutvalg?
I selskap og konserner som har flere enn 1000 ansatte innenfor EØS, og som har minst 150 ansatte i minst to forskjellige EØS-land, kan det anmodes om at det opprettes et ESU. Dette er en naturlig konsekvens av at utvalget kun skal behandle saker som strekker seg over landegrensene.
Både ledelsen og de ansatte kan fremsette en skriftlig anmodning til selskapet/konsernets sentrale ledelse om at det innledes forhandlinger om opprettelsen av et ESU. Dersom anmodningen kommer fra de ansatte, må den komme fra minst 100 ansatte/representanter i minst to virksomheter i minst to forskjellige EØS-land.
I utgangspunktet skal ansatte fra samtlige land innenfor EØS delta i forhandlingene, også land som har færre enn 150 ansatte. Forutsetningen er at dette ikke er i strid med et annet lands nasjonale lover eller avtaler. Forhandlingene skal lede til at det opprettes et ESU eller en annen ordning som ivaretar informasjons- og konsultasjon om saker som er grenseoverskridende.
4. Hvordan opprette et europeisk samarbeidsutvalg
Dersom det fremsettes en anmodning om opprettelse av et ESU, skal det innledes forhandlinger om dette. Slik anmodning kommer regulært fra de tillitsvalgte, eventuelt i anmodning fra 100 ansatte, men kan også komme fra ledelsen. Reglene om ESU krever at det opprettes et særskilt forhandlingsutvalg (SFU), som skal bestå av representanter for de ansatte og velges da blant de ansatte etter reglene i ESU-avtalen. Oppgaven til SFU er å fremforhandle en avtale med bedriftens ledelse om hvordan bedriftens ESU skal innrettes. Reglene om ESU gir nærmere og detaljerte regler blant annet om hvor mange representanter hvert land skal ha, hvordan disse velges, hvordan møtene skal gjennomføres osv.
SFU har plikt til å informere den sentrale ledelsen om sin sammensetning, og den sentrale ledelsen skal deretter innkalle til forhandlinger innen 3 måneder. Forhandlingene gjennomføres ved møter mellom SFU og den sentrale ledelsen. Før og etter disse møtene har SFU også rett til å holde egne møter uten representanter fra ledelsen tilstede. SFU kan videre få bistand fra sakkyndige, samt få råd og veiledning fra sine organisasjoner dersom slike finnes. Ifølge de norske reglene om ESU er den sentrale ledelsen forpliktet til å dekke kostnadene ved én sakkyndig, men det kan avtales at de også skal dekke kostnadene for flere sakkyndige.
SFU kan ved et flertall av utvalgets medlemmer beslutte å inngå avtale om ESU/andre samarbeidsordninger som omfattes av reglene om ESU. SFU kan også beslutte å ikke innlede forhandlinger eller å avbryte forhandlinger som allerede er påbegynt. I slike tilfeller kreves minst to tredeler av utvalgets medlemmer.
Dersom forhandlinger ikke innledes, eller dersom de avbrytes, kan ny anmodning om å innkalle SFU tidligst fremsettes to år etter beslutningen, med mindre partene i selskapet/konsernet blir enige om en kortere frist.
Dersom forhandlingene pågår i to år uten at partene er blitt enige om en avtale, skal de avsluttes. Partene kan også bli enige om å avslutte forhandlingene på et tidligere tidspunkt. I slike tilfelle bringes saken inn for Bedriftsdemokratinemnda, og det gjør den også dersom den sentrale ledelsen avviser å innlede forhandlinger innen en frist på seks måneder fra de ansatte fremsetter anmodning om dette. Bedriftsdemokratinemnda pålegger ledelsen å opprette et ESU med en frist på 6 måneder, og fastlegger også utvalgets struktur og oppgaver.
Medlemmer til ESU velges som hovedregel i skriftlig og hemmelig valg etter bestemmelsen i Hovedavtalen § 12-3 eller representasjonsforskriften
kapittel II (representasjon iht. aksjeloven). Funksjonstiden for medlemmene fremgår av avtalen, se nedenfor.
5. Hva bør avtalen om et europeisk samarbeidsutvalg inneholde?
Utgangspunktet er at avtalen om opprettelse av et ESU skal ivareta de ansattes behov for relevant og regelmessig informasjon, og for en direkte dialog med ledelsen, i saker som er av grenseoverskridende natur. Samtidig bør man passe på å ikke gjøre ESU for stort, byråkratisk og kostnadskrevende.
ESU-avtalen § 5 angir minimumskrav til avtalen om ESU, jfr. § 5(b). Dette omfatter blant annet angivelse av hvilke land og selskapsenheter som omfattes, fastsetting av ESUs sammensetning, kompetanse og funksjonstid, hyppigheten og varighet for ESUs møter, budsjett for ESU, avtalen ikrafttredelse og varighet osv. Det er også hensiktsmessig å ha bestemmelser om taushetsplikt. Det vil kunne fremkomme taushetsbelagte, kanskje konkurransesensitive opplysninger i utvalgets arbeid, og disse opplysningene må sikres. ESU-avtalen sier dette i § 8:
”Taushetsplikt
Medlemmene av SFU og ESU samt eventuelle eksperter som bistår disse organer, plikter å bevare taushet om opplysninger gitt av ledelsen når dette blir uttrykkelig forlangt.
Tilsvarende plikt påhviler deltakere i andre samarbeidsordninger som opprettes i medhold av denne avtale.”
ESU-avtalen må også inneholde en såkalt reforhandlingsklausul som gjør det mulig for partene å gjøre endringer/tilpasninger i avtalen om ESU når avtalen utløper eller dersom virksomhetens struktur eller antall ansatte endres vesentlig. Partene unngår da at det må velges et nytt SFU som skal fremforhandle en helt en ny avtale om opprettelse av ESU med den sentrale ledelsen. Endringene kan altså i stedet gjøres direkte i den gjeldende avtalen om ESU slik at denne tilpasses den nye strukturen/antallet ansatte.
Dersom ESU er av en viss størrelse, kan det i avtalen om ESU opprettes et arbeidsutvalg på opptil 5 medlemmer. I praksis vil et slikt arbeidsutvalg fungere som et viktig kontaktledd mellom ESU og ledelsen i løpende (grenseoverskridende) saker fordi arbeidsutvalget har en håndterlig størrelse.
6. Arbeidet til det Europeiske Samarbeidsutvalget
Hovedformålet med et ESU er at de ansatte gjennom ESU skal kunne få innvirkning på selskapets/konsernets beslutninger som får konsekvenser over landegrensene. Dette ivaretas gjennom informasjon og konsultasjon. Reglene om ESU stiller blant annet krav til tidspunktet for informasjon og konsultasjon, kvaliteten av informasjonen som gis og at informasjon og konsultasjon skal skje på et relevant ledelsesnivå ut fra hvilke emner som behandles. ESU medlemmene kan som nevnt pålegges taushetsplikt.
Begrepene informasjon og konsultasjon er definert i ESU-avtalen, og § 2(10) definerer begrepet «informasjon» som
«de opplysninger arbeidsgiver gir arbeidstakernes representanter for at de kan sette seg inn i saken og undersøke den. Informasjonen skal gis på et slikt tidspunkt, på en slik måte og med et slikt innhold som gjør det mulig for arbeidstakernes representanter å foreta en grundig vurdering av de mulige virkningene, og ved behov forberede konsultasjon med det relevante organ i et foretak som omfatter virksomhet i flere EØS-land.»
ESU-avtalen § 2(11) definerer begrepet «konsultasjon» som «utveksling av synspunkter mellom representanter for arbeidstakerne og ledelsen på et slikt tidspunkt, på en slik måte og med et slikt innhold som gjør det mulig for arbeidstakernes representanter å uttale seg om det foreslåtte tiltaket innen rimelig tid, basert på den informasjon de har mottatt.»
Av ESU-avtalen fremgår at ESU har krav på å møte den sentrale ledelsen minst en gang i året for å bli informert og konsultert om selskapets/konsernets utvikling og fremtidsperspektiver på grunnlag av en rapport som ledelsen må utarbeide. Utover dette er det partene som bestemmer området for ESUs virksomhet og de saker som skal behandles i avtalen om opprettelsen av ESU.
Det årlige møtet gjennomføres normalt over en periode på to dager. Normalt legges ESUs møte med ledelsen litt over en halv dag, ESUs formøte til ca. en halv dag og evt. etterfølgende møte for ESUs medlemmer til under en halv dag. I tillegg arrangeres gjerne mer uformelle middagsavtaler mv, hvor partene blir bedre kjent.
Utenom det årlige møtet krever ESU-avtalen at ledelsen holder møter med ESU (evt. ESUs arbeidsutvalg dersom dette er opprettet) dersom det oppstår spesielle situasjoner hvor de ansattes interesser i vesentlig grad blir berørt, særlig ved flytting eller nedleggelse av virksomheter eller masseoppsigelser. Slike møter skal avholdes mellom ESU, evt. ESUs arbeidsutvalg, og konsernets ledelse eller annet passende ledelsesnivå som har selvstendig myndighet til å avgjøre saken.
Dersom partene ikke har angitt området for ESUs virksomhet i avtalen, reguleres dette av ESU-avtalen § 6(6) som angir at ESU skal behandle
- selskapets/konsernets struktur
- den økonomiske og finansielle situasjon
- forventet utvikling når det gjelder aktiviteter, produksjon og salgssysselsettingssituasjonen og dens antatte utvikling
- investeringer
- vesentlige endringer i konsernets organisasjon
- innføring av nye arbeidsmetoder eller produksjonsprosesser
- planer om produksjonsoverføringer, fusjon, fisjon, reduksjoner, hel eller delvis nedlegging av virksomheter
- masseoppsigelser
7. Avslutning
Med utviklingen av det indre markedet i EU/EØS og Norges del av dette, antas at reglene om ESU blir viktigere for både norske selskaper og arbeidstakere. Vi har her først og fremst sett på de norske reglene, men EU-direktivet om ESU vil også ha betydning for norske arbeidstakere som arbeider i selskaper eid og drevet fra andre EU/EØS-land. Deres medinnflytelse over landegrensene skal sikres gjennom direktivet.
Det er viktig at avtalen om ESU utformes godt og med tanke på selskapets/konsernet dynamiske utvikling, slik at den tar høyde for de endringer som kan komme. Avtalen må også oppfattes som demokratisk, relevant og effektiv for både arbeidstakernes representanter og ledelsen, slik at medinnflytelse sikres i samsvar med begge parters interesser og konsernets verdiskaping.
Publisert 27.02.2013.
Advokatfirma Kvales arbeidslivsavdeling har bistått ved opprettelsen av Europeisk Samarbeidsutvalg over landegrensene, og vi har på denne bakgrunn skrevet denne artikkelen.
Relaterte lenker:
Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO)
Landsorganisasjonen i Norge (LO)
