Personvernnemnda behandlet en sak vedrørende Trondheim kommune. Spørsmålet var om kommunen var pliktig til å slette en tjenstlig tilrettevisning fra en ansatts personalmappe.

Det var den ansatte som klaget og anførte at det ikke var lenger nødvendig for kommunen å beholde tilrettevisningen fra 2011. Det vil si at det var 5 år siden den ble gitt den ansatte.

Personvernnemnda så på nødvendighetskravet i personopplysningsloven § 28.

Bestemmelsen lyder slik:

§ 28. Forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger

Den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes.

Nemnda uttalte at det må foretas en konkret vurdering av hvor lenge det er nødvendig å oppbevare tilrettevisningen. Arbeidsgiver må gi en begrunnelse for hvorfor de anser det som nødvendig å oppbevare den.

I rettspraksis ser man at selv forhold langt tilbake kan ilegges vekt ved oppsigelses- og avskjedsvurderinger. Det kan derfor være et behov for arbeidsgiver å kunne dokumentere eldre forhold.

Les mer om avskjed her.

Etter personopplysningsloven § 28 tredje ledd kan den ansatte kreve sletting av personopplysninger som er sterkt belastende hvis dette ikke er i strid med annen lovgivning og det fremstår som forsvarlig ut fra en samlet vurdering.

Personvernnemnda mente at arbeidsgivers dokumentasjonsbehov var det viktigste i denne saken. Tilrettevisningen som handlet om fravær på grunn av alkoholmisbruk, kunne være nødvendig senere for å gi en helhetlig historie og vurdering. Trondheim kommune trengte derfor ikke å slette opplysningen fra den ansattes personalmappe.